قم بدعوة الحاضرين بسهولة إلى اجتماعات Microsoft Teams المجدولة وتتبع ردودهم.
يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية مرهقة. الجميع يعرف هذا. لذا ، بصفتك مضيفًا للاجتماع ، تقع على عاتقك مسؤولية تسهيل العملية قدر الإمكان. يعود جزء كبير من ذلك إلى عدم عقد اجتماعات مرتجلة طوال الوقت.
كل شخص لديه الكثير من الأشياء في التقويم الخاص بهم. والحصول على تنبيه مسبق ليس أمرًا مراعيًا فحسب ، بل مهنيًا أيضًا. لحسن الحظ ، من السهل للغاية دعوة الأشخاص إلى اجتماعات Microsoft Teams. عندما تقوم بجدولة اجتماع في Microsoft Teams ، يمكنك دعوة الأشخاص إلى الاجتماع على الفور.
ملحوظة: بالنسبة إلى حسابات Microsoft Teams المجانية والشخصية ، لا يوجد خيار لإضافة حضور عند جدولة اجتماع. يجب عليك إرسال رابط الاجتماع يدويًا. يتوفر خيار إرسال دعوات الاجتماع فقط لحسابات Microsoft 365.
انتقل إلى علامة التبويب "التقويم" من لوحة التنقل على اليسار.
انقر فوق الزر "اجتماع جديد" في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. سيتم فتح نافذة الجدولة.
امنح الاجتماع عنوانًا ، وحدد وقت الحدث وتاريخه. بعد ذلك ، انتقل إلى "إضافة الحاضرين المطلوبين" لإضافة الأشخاص الذين تريد دعوتهم إلى الاجتماع. يمكنك دعوة المستخدمين من داخل وخارج مؤسستك.
لدعوة المستخدمين من مؤسستك ، اكتب أسمائهم. ستقدم الفرق اقتراحات من الأعضاء داخل مؤسستك. انقر فوق اسمهم لإضافتهم.
لدعوة مستخدمين من خارج مؤسستك ، يجب عليك إدخال عنوان البريد الإلكتروني الكامل للشخص. اضغط على مفتاح الإدخال بعد إدخال عنوان بريدهم الإلكتروني أو انقر فوق اقتراح "دعوة" لإضافتهم كحضور إلى الاجتماع.
بالنسبة للمستخدمين الذين لا يشترط وجودهم ، انقر فوق الزر "اختياري" في نهاية مربع النص.
سيتم توسيع مجال جديد. أدخل المشاركين الاختياريين هنا بشكل مشابه كما فعلت مع الحضور المطلوب. بالنسبة لأعضاء المؤسسة ، أدخل اسمهم ثم حدده من اقتراحات الفرق. بالنسبة للأعضاء من خارج مؤسستك ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الكامل.
لدى Teams أيضًا مساعد جدولة يتيح لك مقارنة التقويم الخاص بك مع تقاويم الحاضرين الآخرين (الذين يتوفر لهم ، على أي حال) للعثور على وقت يناسب الجميع. انتقل إلى علامة التبويب "مساعد الجدولة" للحصول على المساعدة من Teams للعثور على الوقت المناسب.
بعد إدخال جميع التفاصيل في نافذة برنامج جدولة الاجتماع ، انقر فوق الزر "إرسال".
سيتم إرسال دعوة إلى جميع الحاضرين في الاجتماع (مطلوبة وكذلك اختيارية) إما إلى صندوق بريد Outlook الخاص بهم (للأشخاص داخل المؤسسة) أو إلى عنوان بريدهم الإلكتروني (للأجانب). يمكن للمستخدمين الرد على دعوة الاجتماع وإضافته إلى التقويم الخاص بهم باستخدام الدعوة التي أرسلتها.
يمكنك رؤية الردود على دعواتهم في تفاصيل الاجتماع. لمشاهدة تفاصيل الاجتماع ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الاجتماع من التقويم. لوحة "التتبع" على اليمين تعرض حالة الرد على الدعوة للجميع.
يمكنك أيضًا دعوة المزيد من الأشخاص إلى الاجتماع بعد الجدولة المبدئية للاجتماع. افتح تفاصيل الاجتماع من التقويم إما بالنقر المزدوج عليه ، أو تحديد "تحرير" من قائمة التراكب.
بعد ذلك ، أضف الاسم أو عناوين البريد الإلكتروني للحضور في قسم الحضور "مطلوب" أو "اختياري" وانقر على الزر "إرسال تحديث". سيتلقى المستخدمون الذين تمت إضافتهم بالفعل دعوة مرة أخرى.
يمكنك أيضًا إلغاء الاجتماع وسيتلقى الجميع بريدًا إلكترونيًا بالتحديث الذي تم إلغاء الاجتماع.
افتح تفاصيل الاجتماع وانقر فوق الزر "إلغاء الاجتماع" في الزاوية العلوية اليسرى من شريط أدوات تفاصيل الاجتماع.
سيظهر مربع الحوار. يمكنك إضافة ملاحظة إلغاء إذا كان لديك رسالة لإرسالها إلى الحاضرين. بخلاف ذلك ، ما عليك سوى النقر فوق الزر "إلغاء الاجتماع".
وها أنت ذا. إنها قطعة حلوى أن ترسل دعوات إلى اجتماع Microsoft Teams. كل ما عليك فعله هو إضافة المستخدمين الذين تريد دعوتهم إلى مجدول الاجتماع. تسهل Microsoft أيضًا تتبع حالة دعواتك أو إلغاء الاجتماع تمامًا.