يساعد فرز البيانات في تنظيم البيانات أو ترتيبها بترتيب محدد للعثور على القيم بسرعة. في Excel ، يمكنك فرز نطاق أو جدول بناءً على النصوص والأرقام والتواريخ والوقت في عمود واحد أو أكثر. يمكنك أيضًا فرز البيانات على أساس لون الخلية أو لون الخط أو رمز التنسيق المخصص.
يحتوي Excel على العديد من خيارات الفرز المضمنة المتقدمة للمساعدة في إدارة البيانات. في هذه المقالة ، سنناقش الطرق المختلفة لفرز البيانات بترتيب محدد بالإضافة إلى معايير مختلفة.
فرز البيانات في Excel
قبل أن تقوم بفرز البيانات الخاصة بك ، يجب أن تختار ما إذا كنت تريد فرز ورقة العمل بأكملها أو مجرد نطاق من الخلايا.
يقوم الفرز بترتيب جميع البيانات الموجودة في جدول البيانات حسب عمود واحد أو عدة أعمدة. يمكنك أيضًا اختيار فرز عمود واحد فقط من ورقة العمل. يمكنك فرز بياناتك على أساس النص والأرقام والتواريخ والوقت.
سنستخدم المثال التالي لنوضح لك كيفية تنفيذ طرق الفرز المختلفة في Excel.
إذا كنت تريد فرز بياناتك بسرعة ، فما عليك سوى النقر فوق أي خلية في العمود الذي تريد فرزه. في مثال جدول البيانات أدناه ، نرغب في فرز بياناتنا حسب أسماء "Rep". لذلك ، انقر فوق أي خلية في العمود B.
انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وانقر على أيقونة التصنيف "AZ" ، والتي ستفرز تاريخك حسب أسماء "Rep".
الآن ، يتم فرز بياناتك حسب الأسماء التمثيلية. عندما يتم فرز العمود B ، ستتحرك الصفوف المقابلة لكل خلية في العمود B معها.
فرز البيانات في عمود واحد فقط
يمكنك فرز بياناتك في عمود واحد ، مما لن يؤثر على الأعمدة المجاورة في ورقة العمل. أولاً ، حدد النطاق / العمود (العنصر) الذي تريد فرزه.
بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وانقر على رمز التصنيف. سيعرض لك برنامج Excel رسالة "تحذير الفرز". في ذلك ، حدد الخيار "متابعة مع التحديد الحالي" وانقر على "موافق".
الآن ، يتم فقط ترتيب نطاق "العنصر" (العمود) بترتيب أبجدي. تذكر أن فرز عمود واحد فقط سيؤدي إلى عدم تطابق ورقة العمل بأكملها مع هذا العمود.
فرز البيانات حسب التاريخ / الوقت
يمكنك فرز التاريخ والوقت والرقم بنفس طريقة فرز النص في Excel. يمكن فرز الأرقام من الأدنى إلى الأعلى أو الأعلى إلى الأدنى ، ويمكن فرز التواريخ والوقت من الأحدث إلى الأقدم أو من الأقدم إلى الأحدث.
يمكنك إما تحديد خلية في العمود الذي تريد فرزه والنقر فوق رمز "AZ" أو "ZA" في علامة التبويب "Sort & Filter" Group of Data لفرز بياناتك بترتيب تصاعدي أو تنازلي. أو انقر على أيقونة "فرز" بجوار رموز الفرز السريع في علامة التبويب "البيانات".
سيفتح نافذة حوار الفرز. افتح القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، وستدرج هذه القائمة المنسدلة جميع رؤوس الأعمدة في ورقة العمل ، ومنذ ذلك الحين ، نريد فرز مجموعة البيانات لدينا حسب التاريخ ، حدد خيار "تاريخ الطلب". ثم حدد الخيار "الأحدث إلى الأقدم" في القائمة المنسدلة "الطلب" لفرز البيانات بترتيب تصاعدي.
تظهر النتيجة في الصورة التالية.
فرز البيانات حسب لون الخلية / لون الخط / أيقونة الخلية
لفرز بياناتك على أساس لون الخلية أو لون الخط أو رمز الخلية ، افتح مربع الحوار "فرز" من خلال النقر على رمز "فرز" في علامة التبويب "البيانات". ثم اختر خيارك في قائمة "الفرز على". هنا ، نختار "Cell Color" لفرز مجموعة البيانات.
بعد ذلك ، اختر اللون الذي تريده في أعلى العمود. ثم انقر فوق "موافق".
هذه هي الطريقة التي سيبدو بها الجدول المصنف بناءً على لون الخلية.
فرز بيانات متعدد المستويات (فرز أعمدة متعددة)
يسمح لك الفرز متعدد المستويات بفرز البيانات (الجدول) حسب قيم عمود واحد ثم تنظيمها مرة أخرى حسب قيم عمود (أعمدة) آخر.
على سبيل المثال ، نقوم أولاً بفرز مجموعة البيانات حسب اسم "العنصر" ثم فرزها مرة أخرى حسب "تاريخ الطلب". للقيام بذلك ، حدد أي خلية في الجدول وانقر على رمز "فرز" في علامة التبويب "البيانات".
في مربع الحوار "فرز". حدد "عنصر" من القائمة المنسدلة "فرز حسب". ثم انقر فوق "إضافة مستوى" وحدد "تاريخ الطلب" من القائمة المنسدلة "ثم حسب". انقر فوق موافق'.
الآن ، يتم فرز السجلات حسب العنصر أولاً وتاريخ الطلب ثانيًا.
الفرز في ترتيب مخصص
في بعض الأحيان لا تريد الفرز حسب النص أو الرقم أو التاريخ. في بعض الأحيان تريد الفرز حسب شيء آخر ، مثل الأشهر أو أيام الأسبوع أو المناطق أو أي نظام تنظيمي آخر.
دعنا نحصل على الجدول التالي وتريد ترتيبه بناءً على أولوية الطلبات.
للقيام بذلك ، انقر فوق أي خلية داخل مجموعة البيانات وافتح مربع الحوار "فرز" من شريط Excel.
ثم ، في القائمة المنسدلة "ترتيب حسب" ، حدد "الأولوية" ؛ في القائمة المنسدلة "Sort On" ، حدد "Cell Values" ؛ وفي القائمة المنسدلة "الطلب" ، حدد "قائمة مخصصة".
عند النقر فوق الخيار "قوائم مخصصة" من القائمة المنسدلة ، سيتم فتح مربع الحوار "قوائم مخصصة".
هنا ، اكتب قائمتك المخصصة في "إدخالات القائمة" وانقر على "إضافة". على سبيل المثال ، نضيف أولويات عالية وعاديّة ومنخفضة إلى القائمة.
تمت إضافة ترتيب فرز جديد الآن إلى القائمة المخصصة. حدد القائمة وانقر فوق "موافق".
الآن ، يمكنك تحديد ترتيب الفرز المخصص من القائمة المنسدلة "الطلب".
الآن ، يتم فرز مجموعة البيانات حسب الأولوية (عالية ، عادية ، منخفضة).
فرز البيانات في صف واحد
بدلاً من الأعمدة ، يمكنك فرز البيانات حسب الصفوف. للقيام بذلك ، حدد أي خلية في صف وانقر على رمز "فرز" من مجموعة "فرز وتصفية" في الشريط.
في مربع الحوار "فرز" ، انقر فوق الزر "خيارات".
حدد الخيار "فرز من اليسار إلى اليمين" بدلاً من "فرز من أعلى إلى أسفل" ضمن الاتجاه في مربع الحوار "خيارات الترتيب". وانقر على "موافق".
ثم حدد الصف الذي تريد ترتيبه ضمن القائمة المنسدلة "فرز حسب" وانقر على "موافق".
كما ترى أدناه ، تم الآن فرز مجموعة البيانات حسب القيم الموجودة في الصف المحدد.
الآن تعلمت الفرز في Excel ، يمكنك إعادة تنظيم ورقة العمل الخاصة بك بسرعة عن طريق فرز بياناتك.