كيفية طباعة الملصقات من Excel

إذا كنت تريد طباعة ملصقات بريدية من قائمة عناوين تحتفظ بها في جدول بيانات Excel ، فيمكنك استخدام ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word

يعد Microsoft Excel المكان المثالي لتخزين معلومات الاتصال والعناوين الخاصة بالعملاء. يمكنك بسهولة تنظيم قائمة بريدية / قائمة عناوين في Excel. لكن طباعة الملصقات البريدية أو الأظرف أو بطاقات المعايدة أو أي شيء آخر قد يكون عملاً شاقاً.

لنفترض أنك تريد إرسال رسائل بريدية جماعية إلى قائمة بريدية تحتفظ بها في جدول بيانات Excel ، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي استخدام ميزة دمج البريد في Microsoft Word. من خلال إنشاء مستند دمج المراسلات في Microsoft Word ، وربطه بورقة عمل Excel ، يمكنك سحب البيانات من قائمة Excel ، إلى ملصقات قابلة للطباعة لإرسالها بالبريد.

كيفية عمل ملصقات بريدية في Word من ورقة Excel

باستخدام ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word ، يمكنك إنشاء ورقة ملصقات بريدية من ورقة Excel يمكنك طباعتها. إذا كنت لا تعرف كيفية الطباعة الجماعية لملصقاتك من Excel ، فاقرأ هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة.

قم بإعداد قائمتك البريدية في Excel

لإنشاء ملصقات بريدية وطباعتها ، تحتاج أولاً إلى إعداد ورقة العمل بشكل صحيح. اكتب رأس العمود في الخلية الأولى من كل عمود واملأ المعلومات المعنية أسفل رؤوس الأعمدة هذه. نظرًا لأننا نريد إنشاء ملصقات بريدية ، قم بإنشاء عمود لكل عنصر تريد إضافته إلى الملصقات (مثل الاسم الأول واسم العائلة والعنوان وما إلى ذلك).

على سبيل المثال ، إذا كنت ستنشئ ملصقات بريدية من ورقة Excel ، فمن المحتمل أن تحتوي على معلومات الاتصال الأساسية هذه (كعناوين أعمدة):

• الاسم الاول
• اسم العائلة
• عنوان الشارع
• مدينة
• ولاية
• رمز بريدي

انظر اللقطة في الاسفل:

عند إدخال البيانات في Excel ، قسّم المعلومات إلى أعمدة فردية. على سبيل المثال ، بدلاً من إنشاء عمود اسم واحد ، قسّم الاسم إلى أعمدة منفصلة مثل العنوان والاسم الأول والاسم الأوسط والاسم الأخير ، مما يجعل من السهل دمج البيانات مع مستند Word.

عند إدخال البيانات ، تأكد من أن ورقة العمل لا تحتوي على أي صفوف أو أعمدة فارغة. احفظ ورقة العمل بمجرد الانتهاء من إدخال البيانات.

قم بتسمية القائمة البريدية

بعد إنشاء مجموعة البيانات ، قم بتسمية البيانات المقدمة في ورقة العمل. للقيام بذلك،

حدد قائمة العناوين في ورقة Excel ، بما في ذلك الرؤوس. بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "الصيغ" وانقر على "تحديد الاسم" من مجموعة الأسماء المحددة.

سيتم فتح مربع حوار جديد ، أدخل الاسم في مربع "الاسم" ، ثم انقر فوق "موافق". إذا كان الاسم يحتوي على أكثر من كلمة واحدة ، فقم بإضافة شرطة سفلية (_) بينهما (لا يسمح بمسافة أو واصلة).

قم بتأكيد تنسيق الملف

ستحتاج إلى توصيل مستند Word بورقة عمل Excel التي تحتوي على قائمة بريدية لطباعة ملصقاتك. إذا كنت تقوم بتوصيل Word بـ Excel لأول مرة ، فسيتعين عليك تمكين تنسيق تحويل يسمح لك بتحويل الملفات بين برنامجي Microsoft.

للقيام بذلك ، أولاً ، افتح برنامج Microsoft Word. انقر فوق علامة التبويب "ملف" وحدد "خيارات" في الجزء السفلي من الجزء الأيمن.

ستفتح نافذة "خيارات Word" جديدة. في ذلك ، انقر على "خيارات متقدمة في الجزء الأيمن ومرر لأسفل إلى قسم" عام ". حدد الخيار "تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح" وانقر فوق "موافق". سيسمح لك ذلك باستيراد البيانات بسهولة من Excel.

قم بإعداد مستند دمج المراسلات في Word

بعد ذلك ، تحتاج إلى إعداد مستند الملصق الرئيسي في MS Word للملصقات البريدية التي تريد إضافتها.

افتح مستند Word فارغًا. انتقل إلى "المراسلات" وانقر على أيقونة "بدء دمج المراسلات". ثم ، خيار "التصنيفات" من القائمة المنسدلة.

يمكنك أيضًا اختيار خيار "معالج دمج البريد خطوة بخطوة" والذي سيرشدك خلال العملية.

ستظهر نافذة الحوار "خيارات التسمية" ، هنا ، يمكنك تحديد مورد الملصق ورقم المنتج. نحن نختار الشركة المصنعة للملصقات 3M كبائع لنا لأن هذه هي العلامة التجارية التي نستخدمها. ولكن إذا كنت تستخدم موردًا معينًا ، على سبيل المثال أفيري ، ثم يمكنك اختيارهم بدلاً من ذلك.

بعد ذلك ، انقر فوق الزر "تفاصيل" في الركن الأيسر السفلي من نافذة خيارات التسمية وسيتم فتح مربع حوار جديد. هنا ، يمكنك تغيير هوامش الملصق وارتفاعه وعرضه ودرجة حدته وحجمه. انقر فوق "موافق" بعد إجراء التغييرات.

الآن ، ستظهر صفحة Word على النحو التالي:

قم بتوصيل ورقة العمل بتسميات الكلمات

الآن ، لقد قمت بإعداد ملصقات فارغة في Microsoft Word لتلقي المعلومات من Excel. بعد ذلك ، يجب عليك توصيل مستند Word بورقة العمل التي تحتوي على قائمة البريد / العناوين الخاصة بك لنقل البيانات إلى ملصقاتك.

انتقل إلى علامة التبويب "المراسلات" في مستند Word ، وحدد خيار "تحديد المستلمين". في القائمة المنسدلة ، انقر فوق الخيار "استخدام قائمة موجودة".

انتقل إلى جدول بيانات Excel مع القائمة البريدية في نافذة تحديد مصدر البيانات ، وحدد الملف وانقر على "فتح".

إذا رأيت مربع حوار تأكيد مصدر البيانات ، فاختر "ملفات قاعدة بيانات OLE DB" وانقر فوق الزر "موافق".

ستظهر نافذة منبثقة أخرى باسم Select Table. إذا قمت بتسمية قائمة العناوين الخاصة بك (Customer_Mailing_List) ، فحددها وانقر على "موافق". إذا لم يكن كذلك ، حدد ورقة العمل التي تحتوي على قائمتك وانقر فوق "موافق".

كما ترى ، تمتلئ كلمة مستند الآن بتسميات العناوين التي تقول "السجل التالي".

تحرير قائمة المستلمين لدمج المراسلات

انقر فوق الخيار "تحرير قائمة المستلمين" في علامة التبويب "المراسلات".

ستظهر نافذة "مستلمو دمج المراسلات" تسرد جميع المستلمين من قائمة العناوين الخاصة بك. سيتم تحديد الكل بشكل افتراضي. هنا ، يمكنك فرز المستلمين أو تصفيتهم أو إضافتهم أو حذفهم من قائمتك.

امسح مربع الاختيار الموجود بجوار أسماء المستلمين الذين لا تريدهم في تسمياتك.

أضف حقول دمج المراسلات

الآن ، يجب عليك إضافة حقول دمج المراسلات إلى المستند قبل أن تتمكن من إنهاء الدمج. عند إضافة حقول دمج البريد إلى التسميات الخاصة بك ، ستصبح هذه الحقول عناصر نائبة لرؤوس الأعمدة في ورقة العمل الخاصة بك. بمجرد الانتهاء من الدمج ، سيتم استبدال العناصر النائبة بالبيانات من قائمة بريد Excel الخاصة بك.

لإضافة حقول لدمج البريد ، انقر على "كتلة العنوان" من مجموعة كتابة وإدراج الحقول في علامة التبويب البريد.

هنا ، يمكنك تحديد التنسيق المناسب لاسم المستلم الذي يظهر على الملصق. ترى معاينة لنمط العنوان المحدد ضمن قسم "معاينة". انقر فوق "موافق" لإضافة الحقول.

إذا كانت أجزاء كتلة العنوان مفقودة أو غير متطابقة مع تنسيق العنوان المختار ، فهذا يعني أن عناوين الأعمدة في قائمة العناوين في Excel تختلف عن حقول دمج المراسلات الافتراضية في Word. انقر فوق الزر "مطابقة الحقول" لمطابقة الحقول الصحيحة مع الحقول المطلوبة لحجب العنوان.

في نافذة "مطابقة الحقول" ، تحقق مما إذا كانت الحقول المطلوبة لكتلة العنوان تتطابق مع العمود في المصنف الخاص بك. إذا لم يكن كذلك ، فانقر فوق زر القائمة المنسدلة بجوار الحقل المطلوب وقم بمطابقته مع عنوان عمود في ملف Excel الخاص بك. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق "موافق".

الآن ، سيظهر "AddressBlock" في التسمية الأولى للمستند الخاص بك.

بعد ذلك ، تحتاج إلى نسخ تنسيق التسمية وتخطيط الملصق الأول (<>) إلى باقي الملصقات في مستند Word. للقيام بذلك ، انقر فوق "تحديث الملصقات" في جزء الكتابة والإدراج ضمن علامة التبويب المراسلات.

قم بإجراء دمج المراسلات

قبل دمج مستند Word وملف Excel ، دعنا نلقي نظرة على الشكل الذي ستبدو عليه التسميات النهائية.

لمراجعة نتائجك ، حدد خيار "معاينة النتائج" من الشريط العلوي.

الآن ، يمكنك إجراء دمج المراسلات الفعلي.

يمكنك تنسيق التسمية التي تمت معاينتها حاليًا في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. يمكنك أيضًا تغيير نوع خط الملصقات وحجم الخط ولون الخط وما إلى ذلك حسب رغبتك. بمجرد الانتهاء من تنسيق التسمية التي تمت معاينتها حاليًا ، انقر فوق "تحديث الملصقات" ضمن علامة التبويب المراسلات لتطبيق التنسيق على جميع التصنيفات.

لإجراء الدمج ، انتقل إلى علامة التبويب "المراسلات" ، وانقر على خيار "إنهاء ودمج" في مجموعة الإنهاء. حدد خيار "تحرير المستندات الفردية" من القائمة المنسدلة.

ستتم مطالبة نافذة منبثقة صغيرة تسمى "دمج إلى مستند جديد". في ذلك ، حدد "الكل" ضمن دمج السجلات وانقر على "موافق" للإنهاء.

سيتم الآن نقل المعلومات من قائمة العناوين الخاصة بك إلى ملصقاتك وسيظهر مستند جديد مع الملصقات البريدية من قائمة عناوين Excel الخاصة بك. يمكنك الآن تحرير مستند التسمية هذا وتنسيقه وطباعته وحفظه تمامًا مثل أي مستند Word آخر.

نصيحة المكافأة: أضف الحدود إلى التسميات

من الصعب قص الملصقات بلا حدود. لإضافة حدود ، انقر فوق رمز الإضافة (+) أعلى الجانب الأيسر من النصوص.

الآن تم تحديد جميع التصنيفات الموجودة في المستند ، انقر فوق رمز "الحدود" في القائمة العائمة وانقر فوق "كل الحدود" من الخيارات.

سترى على الفور حدودًا بين التصنيفات المختلفة.

كل ما تبقى الآن هو طباعة ملصقاتك وتقطيعها ولصقها على البريد وإرسال رسائل البريد الخاصة بك.