كيفية إنشاء Google Chat Spaces والانضمام إليها واستخدامها

غارقة في العدد الهائل من الميزات المتوفرة في Google Chat Spaces؟ هل تحتاج إلى دليل سريع وسهل؟ حسنًا ، لقد تم خدمتك للتو!

منذ حدوث هذا الوباء ، كان التواصل الفعال يمثل تحديًا كبيرًا لكل منظمة تقريبًا. على الرغم من أننا نكره الاعتراف بذلك ، إلا أننا جميعًا مذنبون لسوء التواصل بطريقة أو اثنتين. إما أن تؤدي كثرة الاتصالات إلى منع أي عمل من إنجازه أو أن الاتصال القليل جدًا يؤدي إلى تسليم العمل الخاطئ.

حسنًا ، تعد Spaces إجابة Google على مشكلة الاتصال هذه. لطالما كانت المساحات مكانًا يسهل الوصول إليه عندما احتاجت الفرق إلى مساحة مركزية حيث يمكن للأشخاص مشاركة الملفات وتعيين المهام والبقاء على اتصال للمشاريع طويلة المدى.

مع وصول Gmail إلى 1.8 مليار شخص ، لا تقترب أي منصة تعاون أخرى من المنافسة. يكون هذا مفيدًا عندما تريد التعاون مع مورد خارجي للتعاون في مشروع ، ولا يتعين على أي شخص تنزيل تطبيق آخر بشكل خاص لتتبع هذا المشروع الفردي.

قد يكون هذا العدد الهائل من مستخدمي النظام الأساسي هو السبب أيضًا في أن Google قررت الاحتفاظ بالحد الأقصى لعدد الأعضاء في "الفضاء" ليكون ضخمًا يبلغ 8000 شخص.

سواء كنت تنضم للتو إلى هذه المنصة المتنامية باستمرار أو تريد دورة تنشيطية سريعة حول ميزاتها ، فإن هذا الدليل يخدم الجميع.

أنشئ مساحة في Google Chat Spaces

أولاً ، انتقل إلى chat.google.com وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك. لإنشاء Space ، انقر على أيقونة "+" في علامة التبويب "Spaces". ثم انقر فوق خيار "إنشاء مساحة".

الآن ، أعط اسمًا مناسبًا للمساحة. يمكنك أيضًا اختيار رمز / رمز تعبيري إذا كنت ترغب في ذلك. بعد ذلك ، اكتب الاسم أو عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد إضافتهم إلى هذه المساحة المحددة.

بمجرد الانتهاء من إضافة الأشخاص ، انقر فوق الزر "إنشاء" لإنشاء الفضاء.

الانضمام إلى Space في Google Chat Spaces

الاحتمالات ، أكثر من مجرد إنشاء مساحة ، سوف تنضم إليها. وبالتالي ، من المهم معرفة مكان البحث عن دعوة.

للانضمام إلى Space ، انتقل إلى الرمز "+" في علامة التبويب Spaces من الشريط الجانبي. ثم ، انقر على خيار "تصفح المساحات" من القائمة.

الآن ، سترى جميع المجموعات التي طُلب منك الانضمام إليها. انقر فوق رمز "+" في علامة تبويب Space معينة للانضمام. يمكنك أيضًا البحث عن دعوة معينة عن طريق كتابة اسم الفضاء في حقل "اسم الفضاء".

معاينة الفضاء قبل الانضمام

يمكن أن تكون هناك دعوات في الفضاء لا تعرفها أو تريد فقط إلقاء نظرة على المشاركين والرسائل قبل اتخاذ قرارك.

لمعاينة مساحة قبل الانضمام ، انتقل إلى خيار "تصفح الفضاء" عن طريق تحديد رمز "+" من الشريط الجانبي.

الآن ، أثناء تحريك الماوس فوق اسم الفضاء ، ستتمكن من رؤية خيار "معاينة". انقر على خيار "معاينة" لإلقاء نظرة سريعة على الفضاء.

ستتمكن من "الانضمام" أو "حظر" المساحة من الخيارات المتاحة من الركن الأيمن السفلي من نافذة المعاينة.

لرؤية القائمة الكاملة للأعضاء الحاضرين في الفضاء. انقر فوق رمز القيراط المقلوب الموجود بجوار اسم المجموعة مباشرةً. ثم اختر خيار "عرض الأعضاء" من القائمة المنسدلة.

ستتمكن من رؤية قائمة الأعضاء الحاليين ، بالإضافة إلى الأعضاء الذين طلب منهم الانضمام.

التحقق من الدعوات غير المرغوب فيها

تمامًا مثل البريد ، قد تنتهي بعض دعوات الفضاء الشرعية في قائمة البريد العشوائي. تأكد من التحقق منه عندما لا تتمكن من تحديد مكان دعوة تتوقعها.

تمامًا مثل الخطوات السابقة ، اختر خيار "تصفح المساحات" من القائمة من الشريط الجانبي.

الآن ، انقر فوق قائمة الكباب (ثلاث نقاط رأسية). ثم ، انقر فوق الخيار "دعوات البريد العشوائي" لمشاهدة جميع الدعوات التي انتهى بها الأمر كرسائل غير مرغوب فيها.

ذكر شخص ما في مساحة الدردشة على Google

دائمًا ما يكون هناك الكثير من الأشخاص في Google Chat Space ، ولا يمكنك إرسال رسالة دون ذكر الشخص المعني. وبالتالي للتحكم في الهرج والمرج ، يمكنك توجيه رسالتك إلى شخص معين.

للإشارة إلى شخص معين ، اكتب "@" ثم الاسم. ستتمكن أيضًا من اختيار الشخص المعني من قائمة منبثقة بالضغط على يدخل أو النقر فوق الخيار.

مشاركة الملفات في Google Chat Spaces

تعد مشاركة الملفات في Space مفيدة للغاية وميزة حاسمة لتكون في متناول اليد في العديد من المواقف.

تحميل ملف محلي

أولاً ، انتقل إلى "المساحة" التي تريد تحميل الملف. بعد ذلك ، انقر فوق رمز "السهم لأعلى" من القسم السفلي من الشاشة.

الآن ، تصفح الملف من محرك الأقراص الذي تريد مشاركته. انقر مرتين على ملف لاختياره.

بمجرد اختيارك ، يمكنك إضافة بعض المعلومات النصية لتوفير سياق للملف أو الضغط على زر الإرسال لمشاركة الملف مع الجميع.

أضف ملفًا من Drive

أولاً ، انتقل إلى "المساحة" التي تريد تحميل الملف. بعد ذلك ، انقر فوق رمز "Drive" من الركن الأيمن السفلي من الشاشة.

الآن ، تصفح الملف من محرك الأقراص الذي تريد مشاركته. انقر مرتين على ملف لاختياره.

بمجرد اختيارك ، يمكنك إضافة بعض المعلومات النصية لتوفير سياق للملف أو الضغط على زر الإرسال لمشاركة الملف مع الجميع. ستعمل Google Chat Spaces على تحديث تفضيلات الملف تلقائيًا حتى يتمكن الجميع من مشاهدته.

قم بإنشاء مستند جديد

يمكنك إنشاء مستند جديد مباشرة من نافذة الدردشة في الفضاء. سيتم حفظه في Drive الخاص بك وستتم مشاركته على الفور مع الأعضاء الحاليين في تلك المساحة المحددة.

لإنشاء مستند جديد للمساحة. انقر فوق رمز "إنشاء مستند جديد" من القسم الأيمن السفلي من نافذة الدردشة.

ستتمكن من اختيار نوع المستند الذي تريد إنشاءه. تتضمن الخيارات جداول بيانات Google والمستندات والعروض التقديمية. انقر فوق الخيار المفضل لديك.

بعد ذلك ، أدخل اسم المستند المشترك وانقر فوق الزر "مشاركة" لمشاركة المستند.

بعد ذلك ، سيتم فتح المستند في عرض جنبًا إلى جنب مع الدردشة لتقديم أقصى تجربة تعاونية.

تحديد موقع ملف في الدردشة

غالبًا ما تريد تحديد موقع ملف بسرعة وتحتاج إلى رؤية الرسائل المشتركة معه. حسنًا ، لن تسمح لك Google بالتمرير عبر مئات الرسائل.

من نافذة الدردشة في مساحة معينة ، انتقل إلى علامة التبويب "الملفات" الموجودة في القسم العلوي من الشاشة.

ستتمكن من رؤية قائمة بجميع الملفات المشتركة في الفضاء. الآن ، انقر فوق الخيار "عرض في الدردشة" الموجود في أقصى الجانب الأيمن من ملف معين.

إضافة المهام وتعيينها في مساحات دردشة Google

تعد إضافة المهام وتعيينها ميزة رائعة في Google Chat Spaces. دعنا نستكشفها بالتفصيل.

لإنشاء مهمة ، توجه إلى علامة التبويب "المهام" من القسم العلوي من الشاشة.

الآن ، انقر فوق خيار "إضافة مهمة الفضاء" لإضافة مهمة. بدلاً من ذلك ، يمكنك الضغط على يدخل لإنشاء مهمة أيضًا.

ملحوظة: يدعم قسم المهام اختصارات لوحة المفاتيح لمعظم الإجراءات. لعرض قائمة الاختصارات المدعومة ، اضغط على Ctrl + /.

بعد ذلك ، امنح المهمة عنوانًا مناسبًا وأضف بعض التفاصيل عنها ، إن وجدت. يمكنك الضغط على يدخل لإدراج سطر جديد في قسم التفاصيل.

الآن اضغط فاتورة غير مدفوعة أو انقر فوق الخيار "إضافة تاريخ / وقت" لتعيين موعد نهائي لمهمتك.

بعد ذلك ، حدد تاريخ ووقت اليوم لإكمال المهمة ، ثم انقر فوق "موافق" للتأكيد.

ملحوظة: للتراجع عن أي إجراء ، اضغط على السيطرة + Z

الآن اضغط فاتورة غير مدفوعة أو انقر فوق "تعيين" لتعيين مسؤول عن المهمة.

الآن ، أدخل الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد تعيين المهمة إليه.

بعد ذلك اضغط على فاتورة غير مدفوعة ومن بعد يدخل. عدا ذلك ، انقر فوق "إضافة زر" لإضافة المهمة.

احذف مهمة

لحذف مهمة ، اضغط على رمز "سلة المهملات" في أقصى الجانب الأيمن من عنصر مهمة من القائمة.

الآن ، انقر فوق حذف لتأكيد حذف المهمة المحددة.

فرز المهام

يمكن أيضًا فرز المهام للحصول على إمكانية عرض أفضل وتوفير إمكانية تتبع أكبر نسبيًا.

لفرز المهام ، انتقل إلى علامة التبويب "المهام" وانقر على قائمة الكباب (ثلاث نقاط رأسية). بعد ذلك ، اختر "التاريخ" أو "المُعين" أو "ترتيب المساحة" لعرض المهام بهذا الترتيب المحدد.

إضافة حدث تقويم في Google Chat Spaces

يمكن لأحداث التقويم أن تخدم أغراضًا عديدة. فليكن ذلك لاجتماع عام للفريق ، أو موعد نهائي قادم ، أو يوم تأسيس المنظمة. لن تخذلك ميزة حدث التقويم أبدًا.

لإضافة حدث تقويم. انقر على أيقونة "التقويم" من القسم السفلي لنافذة دردشة Spaces.

الآن ، اضغط على أيقونة قيراط لفتح كل ما يمكن تكوينه لحدث التقويم.

لتعيين التاريخ والوقت لحدث التقويم ، انقر فوق التاريخ أو الوقت على التوالي لتعيين كل مكون على حدة.

إذا كان الحدث الذي تضيفه متكررًا ، فانقر على خيار "عدم التكرار" لتعيين تكرار الحدث من القائمة المنسدلة.

لإضافة المزيد من المساحات أو الأشخاص للحدث ، انقر على خيار "إضافة ضيوف" واكتب اسم الفضاء أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد إضافته.

لتعيين مستوى الإذن لضيوفك ، انقر على خيار "أذونات الضيف" لرؤية الأذونات الممنوحة. حدد أو قم بإلغاء تحديد العناصر المناسبة من القائمة لتوفير أو رفض الوصول إلى الضيوف.

الآن ، إذا كان اجتماعًا خارجيًا في مكان محدد. يمكنك أيضًا اختيار الموقع من خيار "إضافة موقع".

إذا كنت تريد تضمين رابط لـ Google Meet ، لأن معظم أجزاء العالم إما مغلقة أو ليست آمنة للخروج. انقر فوق الخيار "إضافة مؤتمر فيديو Google Meet" ، وسيتم تضمين رابط للاجتماع مع الدعوة المرسلة إلى جميع الضيوف.

بعد ذلك ، إذا كنت ترغب في إضافة بعض المعلومات المتعلقة بالاجتماع ، مثل مطالبة الجميع بإحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم للقاء في الهواء الطلق أو مجرد ملخص لموضوعات الاجتماع. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر وإدخال التفاصيل في خيار "إضافة وصف".

بعد ذلك ، إذا كنت لا تريد أن يرى الأشخاص الآخرون هذا الاجتماع في التقويم الخاص بك أو تريد إخفاء المشاركين بسبب طبيعة الاجتماع السرية. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على خيار "الرؤية" وتغييره إلى "خاص" لإخفاء الاجتماع والمشاركين.

أخيرًا ، يمكنك أيضًا تعيين الوقت لإرسال تذكير بالاجتماع إلى جميع الضيوف. اختر خيارك المفضل من القائمة المنسدلة.

الآن ، انقر فوق "حفظ ومشاركة" من الركن الأيمن السفلي من الجزء.

بعد ذلك ، لإرسال بريد دعوة إلى المشاركين ، انقر فوق الخيار "إرسال". إذا كنت لا ترغب في إرسال الدعوات ، فانقر على خيار "عدم الإرسال" أو إذا كنت تريد تغيير شيء ما ، فانقر على خيار "رجوع إلى التعديل".

إنشاء / الانضمام إلى اجتماعات Google Meetings من Google Chat Spaces

يعد Meet from Google موثوقًا للغاية وخاصة في مثل هذه الأوقات ، وهو أحد أفضل البدائل لإجراء مناقشة وجهًا لوجه بدون زملاء. منذ تحديث Google Chat ، تم دمج Meet بشكل جميل مع Spaces لتحسين الإنتاجية وتقليل تبديل التطبيقات.

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما دمج Google Meet في مساحتك. دعونا نتحقق من كلاهما.

قابل من الدردشة بنقرة واحدة

هناك حالات لا يمكنك فيها الانتظار حتى المساء أو اليوم التالي لمناقشة التطورات الأخيرة في المشروع. سواء كان ذلك من خلال تعليقات من العميل على وحدة معينة أو اكتشفت خطأً كبيرًا. استدعاء اللقاء أمر سهل كما هو.

للحصول على لقاء مرتجل ، انتقل إلى نافذة الدردشة في المساحة المحددة. بعد ذلك ، أضف بعض السياق النصي حتى يتمكن الناس من الاستعداد عقليًا للاستمتاع بذلك طوال الليل.

الآن ، انقر فوق رمز كاميرا الفيديو من الركن الأيمن السفلي من النافذة. بعد ذلك ، اضغط على إرسال لإرسال الرابط للانضمام إلى تطبيق Meet.

أضف لقاء إلى حدث موجود

نحن نعلم ما ستقوله ، لقد أوضحنا لك طريقة لدمج Google Meet عند إنشاء حدث تقويم جديد. ولكن ماذا لو كنت قد أنشأت بالفعل حدثًا وتريد الآن إدراج رابط Meet؟ حسنًا ، اقرأ.

لإضافة رابط Google Meet إلى حدث حالي. انقر فوق رمز "التقويم" الموجود في أقصى القسم الأيمن من الشاشة أسفل رمز حسابك مباشرةً.

الآن ، انقر فوق الحدث الحالي الذي تريد إضافة رابط Google Meet إليه.

بعد ذلك ، انقر فوق رمز "تعديل الحدث" لفتح تكوينات الحدث.

بعد ذلك ، انقر على خيار "إضافة مؤتمر Google Meet" لإضافة رابط Meet.

الآن ، انقر فوق "حفظ" لتأكيد تغييراتك.

بعد ذلك ، يمكنك اختيار إرسال الدعوة إلى جميع الضيوف بالمعلومات المحدثة. للقيام بذلك ، انقر فوق خيار "إرسال". يمكنك أيضًا إضافة بعض السياق لإضافة رابط Meet ، حتى يعرف المشاركون سبب تلقيهم للدعوة مرة أخرى.

Google Chat Spaces نصائح سريعة

فيما يلي بعض النصائح السريعة حول Google Chat Spaces. ستساعدك هذه النصائح على استخدام المساحات بكفاءة أكثر من أي وقت مضى حيث ستكون على دراية بكل زاوية وزاوية منها.

تغيير اسم الفضاء والرموز التعبيرية

أولاً ، اضغط على اسم Spaces من القسم العلوي من الشاشة. ثم ، انقر على خيار "تعديل الاسم والرموز التعبيرية".

إدارة إشعارات الفضاء

هناك العديد من الأوقات التي يكون فيها الفضاء حديثًا بشكل خاص أو تتدفق مئات الرسائل فيه وتعرقل إنتاجيتك.

يخطر أقل

لتلقي الإخطارات فقط عندما يتم ذكرك. انقر على قائمة الكباب (ثلاث نقاط رأسية) الموجودة بجانب اسم الفضاء على الشريط الجانبي. بعد ذلك ، انقر فوق خيار "التنبيهات" من القائمة.

الآن ، انقر فوق الخيار "Notify less" لتلقي الإشعارات فقط عندما يتم ذكرك. بعد ذلك ، انقر فوق حفظ لتأكيد التغييرات.

قم بإيقاف تشغيل الإخطارات

يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل الإشعارات تمامًا لمساحة معينة. ومع ذلك ، سترسل لك Google بريدًا لأي إشارات غير مقروءة.

أولاً ، انقر على قائمة الكباب (ثلاث نقاط رأسية) الموجودة بجانب اسم الفضاء على الشريط الجانبي. بعد ذلك ، انقر فوق خيار "التنبيهات" من القائمة.

بعد ذلك ، انقر فوق الخيار "إيقاف تشغيل الإشعارات" واضغط على "حفظ" لتأكيد تغييراتك.

عرض الأعضاء الحاليين عبر الإنترنت

إذا ظهرت حاجة في أي وقت لمعرفة أي من أعضاء الفضاء متصل حاليًا. جوجل لديها حكم مضاف لها.

من نافذة دردشة الفضاء ، انقر على اسم الفضاء. ثم اضغط على خيار عرض الأعضاء من القائمة.

الآن ، لتحديد الأعضاء المتصلين حاليًا ، ابحث عن النقطة الخضراء بجانب أسمائهم في القائمة.

افتح ملفًا مشتركًا في طريقة العرض جنبًا إلى جنب في الدردشة

قد تكون هناك أوقات تريد فيها رؤية ملف مشترك في مساحة الدردشة في Google وفتح نافذة الدردشة لاتخاذ قرار سريع على نفس المنوال.

لفتح ملف في العرض جنبًا إلى جنب ، حدد موقع الملف في الدردشة وانقر على أيقونة "فتح في الدردشة" لفتح المستند وكذلك تثبيت نافذة الدردشة على الجانب.

تصغير نافذة مساحة الدردشة في Google

تفتح نافذة الدردشة في Google Space بشكل افتراضي مكبرة. يمكن أن يسبب القليل من الإزعاج عندما تحاول إجراء أكثر من محادثة واحدة. ومع ذلك ، يمكنك تصغير الحجم وتغيير حجمه حسب احتياجاتك.

لتصغير نافذة الدردشة في مساحة معينة ، انقر فوق رمز السهم الداخلي.

سيتم الآن تصغير دردشة Space وتحديد موقع القسم السفلي من شاشتك.

تغيير حجم نافذة الدردشة

يمكن أن يكون تغيير حجم النافذة مفيدًا ، عندما تكون الرسائل الواردة في الفضاء طويلة بعض الشيء وبالتالي تصبح مرهقة بعض الشيء للقراءة في نافذة أصغر.

تغيير الحجم عموديًا

في علامة تبويب مصغرة لمساحة معينة ، حرك الماوس فوق الحافة العلوية للنافذة. بمجرد رؤية رمز السهم المتجه لأعلى ، انقر مع الاستمرار فوق زر الماوس واسحب لأعلى لتغيير حجم النافذة.

تغيير الحجم أفقيًا

في علامة تبويب مصغرة لمساحة معينة ، حرك الماوس على جانبي النافذة. بمجرد رؤية رمز السهم الجانبي ، انقر مع الاستمرار فوق زر الماوس واسحب بشكل جانبي لتغيير حجم النافذة.

تغيير الحجم قطريا

في علامة تبويب مصغرة لمساحة معينة ، حرك الماوس على حافة الزاوية من النافذة. بمجرد رؤية رمز سهم قطري ، انقر مع الاستمرار فوق زر الماوس واسحب قطريًا لتغيير حجم النافذة.

تثبيت مسافة

يمكنك دائمًا تثبيت Space في الجزء العلوي في قسم Space لتظهر دائمًا عليه ، بغض النظر عن الرسائل غير المقروءة من مجموعة المساحات الخاصة بك.

لتثبيت مساحة ، انقر على قائمة الكباب (ثلاث نقاط رأسية) الموجودة بجوار اسم الفضاء مباشرةً وانقر على خيار "تثبيت" من القائمة.

حسنًا ، هذا كل ما يمكن معرفته عن Google Chat Spaces. الآن ، كن متواصلا فعالا ومتعاونا بنفس القدر من الفعالية.