كل ما تحتاج إلى معرفته لاستخدام Breakout Rooms في Microsoft Teams
لقد غطت Breakout Rooms رحلة كبيرة كجزء من تجربة الاجتماع الافتراضية ، بعد أن تحولت من ميزة نادرة إلى ميزة أساسية. سواء كنت فريقًا عن بُعد يتطلع إلى تبادل الأفكار للحصول على أفكار في مجموعات أو مدرسًا يريد أن يعمل الطلاب على مهام جماعية أثناء الفصل ، فإن غرف الاستراحة موجودة من أجلك.
أضافت Microsoft Teams أيضًا ميزة غرف الاختراق الرسمية إلى ترسانتها. لم يعد عليك الاكتفاء بغرف الاستراحة المؤقتة بعد الآن. القنوات التي تتنكر في هيئة غرف جانبية كانت اختراقًا ذكيًا ، ولكن حان الوقت لاحتضان الشيء الحقيقي الآن. تجعل ميزة Breakout Rooms في Microsoft Teams من السهل جدًا إجراء وإدارة جلسات الغرفة الفرعية في الاجتماع.
إنشاء غرف جانبية
يمكن لمضيفي / منظمي الاجتماع فقط إنشاء غرف فرعية في Microsoft Teams والإشراف عليها.
ملحوظة: حاليًا ، لا تتوفر وظيفة Breakout Room إلا في تطبيق سطح المكتب لأنظمة Windows و Mac.
ابدأ اجتماعًا وانتقل إلى شريط أدوات الاجتماع أعلى الشاشة. ثم ، انقر على خيار "غرف الاجتماعات".
ستظهر نافذة صغيرة لإنشاء غرف جانبية. أولاً ، حدد عدد الغرف التي تريدها من القائمة المنسدلة. يمكنك الحصول على 50 غرفة جانبية بحد أقصى في Teams.
بعد ذلك ، حدد ما إذا كنت تريد تعيين الحاضرين تلقائيًا للغرف الفرعية أو يدويًا. إذا قمت بالتحديد تلقائيًا ، فسيقوم Teams بتقسيم المشاركين بالتساوي إلى الغرف الفرعية بشكل عشوائي. للتوضيح ، إذا كان هناك 6 مشاركين غيرك و 3 غرف فرعية ، فسيتم تخصيص شخصين لكل غرفة.
إذا اخترت يدويًا ، فسيتعين عليك تعيين كل فرد على حدة في غرفة فرعية.
ملحوظة: هذه هي المرة الوحيدة التي يمكنك فيها اختيار تعيين الأشخاص تلقائيًا في الغرف الفرعية. بمجرد اختيارك يدويًا ، فإن الطريقة الوحيدة التي يمكنك بها القيام بذلك هي إعادة إنشاء الغرف من نقطة الصفر. ولكن إذا اخترت تعيين الأشخاص تلقائيًا ، فلا يزال بإمكانك تعيينهم يدويًا من غرفة إلى أخرى.
أخيرًا ، انقر على "إنشاء غرف".
تعيين الأشخاص يدويًا
عندما تختار تعيين الأشخاص تلقائيًا ، فلن يتبقى أي شيء آخر سوى البدء في استخدام الغرف. ولكن عندما تختار غير ذلك ، على سبيل المثال ، يدويًا ، تظل مهمة تعيين الأشخاص للغرف متروكة قبل أن تتمكن من استخدام الغرف.
ستظهر لوحة غرفة الاختراق على الجانب الأيمن من الشاشة. انقر فوق الخيار "تعيين المشاركين".
ستظهر قائمة الحاضرين المتاحين للتخصيص أسفل الخيار. حدد جميع المشاركين الذين تريد تخصيصهم لنفس الغرفة وانقر فوق الزر "تعيين".
ملحوظة: لا يمكن تعيين الأشخاص الذين ينضمون إلى الاجتماع باستخدام أجهزة PTSN أو Teams للغرف الفرعية حاليًا. يمكنك استخدام الاجتماع الرئيسي كغرفة جانبية لهم.
ستظهر قائمة الغرف. حدد الغرفة للأشخاص الذين حددتهم ، وسيتم تخصيصهم لتلك الغرفة. كرر الخطوات المذكورة أعلاه حتى يتم تعيين جميع المشاركين في غرفهم الخاصة.
استخدام غرف الاستراحة
عندما تكون مستعدًا لنقل المشاركين إلى الغرف ، انقر على خيار "غرف البداية". سيؤدي هذا تلقائيًا إلى نقل جميع المشاركين إلى الغرف المخصصة لهم.
يمكنك أيضًا بدء الغرف بشكل فردي. اذهب إلى تلك الغرفة وحوم عليها. ستظهر أيقونة "المزيد من الخيارات" (قائمة من ثلاث نقاط) ؛ انقر عليه. ثم حدد "فتح الغرفة" من القائمة.
يمكنك فتح الغرف الفرعية وإغلاقها عدة مرات كما تريد أثناء الاجتماع.
الانضمام إلى غرفة الاختراق
مضيف الاجتماع ليس جزءًا من أي غرفة فرعية ، ولكن يمكنهم الانضمام إلى أي غرفة في أي وقت يريدون. للانضمام إلى غرفة والتفاعل مع المشاركين ، انقر على رمز "المزيد من الخيارات" بجوار تلك الغرفة وحدد "الانضمام إلى الغرفة" من القائمة.
للعودة إلى الاجتماع ، انقر فوق الزر "مغادرة". سيعيدك تلقائيًا إلى الاجتماع.
في كل مرة تعود فيها إلى الاجتماع الرئيسي من غرفة فرعية ، يتم تعليق الاجتماع. هذا صحيح لكل من المنظم والمشاركين. انقر فوق الزر "استئناف" لمتابعة الاجتماع من نهايتك. يمكنك القفز بين جميع غرف الاستراحة بالمثل.
إعادة تسمية الغرفة
هناك بعض الإعدادات الافتراضية في Microsoft Rooms for Breakout Rooms التي يمكنك تغييرها. واحد منهم هو أسماء الغرف. بشكل افتراضي ، يتم تسمية الغرف باسم الغرفة 1 والغرفة 2 وهكذا. لإعادة تسمية غرفة ، انتقل إلى "المزيد من الخيارات" وحدد "إعادة تسمية الغرفة" من القائمة.
ثم أدخل الاسم الجديد وانقر على "إعادة تسمية الغرفة" لحفظ التغييرات. تؤدي إعادة تسمية الغرف إلى شيء يسهل التعرف عليه إلى تسهيل تنسيقها.
إرسال إعلان للغرف
بصفتك مشرفًا ، يمكنك إرسال إعلانات إلى الغرف الجانبية ، مثل ، إعطاء تحديثات الوقت ، ومشاركة مطالبات المناقشة ، والأفكار ، والموارد المفيدة ، وما إلى ذلك.
انتقل إلى "المزيد من الخيارات" أعلى "غرف الاجتماعات" وحدد "إصدار إعلان" من القائمة.
ثم اكتب رسالتك وانقر على الزر "إرسال".
سيتمكن المشاركون في الغرف الفرعية من قراءة الإعلان من الدردشة. تتوفر أيضًا دردشة Breakout Rooms بعد الاجتماع في قائمة دردشة Teams الرئيسية.
إغلاق الغرف
يمكنك إغلاق جميع الغرف في وقت واحد ، أو إغلاق الغرف الفردية.
انقر فوق "إغلاق الغرف" لإغلاق جميع الغرف الفرعية في نفس الوقت.
لإغلاق غرفة فردية ، انتقل إلى الغرفة وانقر على "المزيد من الخيارات". ثم حدد "إغلاق الغرفة" من القائمة.
بعد العودة إلى الاجتماع الرئيسي ، يحتاج الجميع إلى استئناف الاجتماع من التعليق.
ملحوظة: إذا كنت ترغب في إنهاء الاجتماع الرئيسي ، فمن المهم إغلاق القاعات الفرعية أولاً. إذا لم تقم بذلك ، فسيستمر اجتماع الغرف الفرعية.
إعدادات إضافية
إيقاف تشغيل الدخول التلقائي إلى الغرف: بشكل افتراضي ، يتم تكوين الغرف الفرعية في Microsoft Teams بحيث يتم نقل المشاركين تلقائيًا إلى الغرفة بمجرد بدء تشغيل غرفة. ولكن إذا كنت لا تريد الدخول التلقائي ، فيمكنك إيقاف تشغيل هذا الإعداد. عند إيقاف الإعداد ، يتلقى المشاركون بدلاً من ذلك رسالة تطلب منهم الانضمام إلى الغرفة الفرعية عند فتحها. ثم يقررون وقت الانضمام إلى الغرفة من خلال النقر على زر "الانضمام".
لإيقاف هذا الإعداد ، انتقل إلى لوحة Breakout Rooms وانقر على "المزيد من الخيارات". ثم حدد "إعدادات الغرف" من القائمة. يمكنك الوصول إلى إعدادات الغرفة فقط عندما تكون الغرف مغلقة.
بعد ذلك ، أوقف تشغيل مفتاح التبديل لـ "نقل الأشخاص إلى الغرف تلقائيًا".
السماح للمشاركين بالعودة إلى الاجتماع الرئيسي: يمنع التكوين الافتراضي في Microsoft Teams المشاركين من العودة إلى الاجتماع الرئيسي من تلقاء أنفسهم. يمكنهم فقط الانضمام إلى الاجتماع الأكبر عندما تقوم ، أي مضيف الاجتماع ، بإغلاق غرفة الاجتماعات الفرعية. لمنحهم خيار مغادرة غرفة الاستراحة ، قم بتشغيل هذا الإعداد.
انتقل إلى رمز "المزيد من الخيارات" وحدد "إعدادات الغرف". بعد ذلك ، قم بتشغيل زر التبديل لـ "يمكن للمشاركين العودة إلى الاجتماع الرئيسي". سيؤدي القيام بذلك إلى إضافة زر "مغادرة" إلى غرفة الاجتماعات الفرعية للمشاركين ، تمامًا كما فعل المضيف.
تحريك الناس حول: لنقل شخص من غرفة منفصلة إلى أخرى ، انتقل إلى الغرفة التي يوجد بها الشخص حاليًا وانقر عليها. ستظهر قائمة بجميع المشاركين في الغرفة.
حدد اسم (أسماء) الأشخاص الذين تريد نقلهم ، وانقر فوق الزر "تعيين". بعد ذلك ، حدد غرفة أخرى لنقلهم إليها أو حدد "غير معيّنة" لنقلهم خارج الغرف الفرعية تمامًا.
إضافة وحذف الغرف: يمكنك أيضًا إضافة المزيد من الغرف أو حذف الغرف الحالية في نقطة ما أثناء الاجتماع.
لإضافة غرفة ، انتقل إلى لوحة الغرفة الفرعية وانقر على خيار "إضافة غرفة". سيتم إنشاء غرفة جديدة على الفور.
لحذف غرفة ، انتقل إلى الغرفة وانقر على "المزيد من الخيارات". ثم حدد "حذف الغرفة" من القائمة.
أعد إنشاء الغرف: في أي وقت إذا كنت ترغب في إلغاء غرف الاستراحة الحالية تمامًا والبدء من نقطة الصفر ، فهذا ممكن أيضًا. انتقل إلى "المزيد من الخيارات" أعلى لوحة الغرف الفرعية ، ثم حدد "إعادة إنشاء الغرف" من القائمة. سيتم حذف الغرف الموجودة ، وستظهر نافذة إنشاء الغرف مرة أخرى.
قد يكون من الصعب إجراء مناقشات مفتوحة أو هادفة في الاجتماعات الكبيرة ، خاصة عندما تكون هناك حاجة إلى الإبداع. تساعد غرف الاستراحة الأشخاص على تبادل الأفكار بكفاءة في مجموعات أصغر.