غيّر حالتك حتى يعرف الجميع سبب عدم الرجوع إليهم
يستخدم الأشخاص Microsoft Teams للتواصل والتعاون مع زملائهم في الفريق. في الواقع ، لقد تحول الكثير من المستخدمين بالكامل من البريد الإلكتروني إلى Microsoft Teams لأغراض الاتصال.
لذلك ، من الطبيعي أنك تبحث عن طريقة ما في Microsoft Teams لإعلام زملائك في الفريق عندما لا يمكنك تلقي رسائلهم ولن تكون قادرًا على الرد ، لذلك ليس هناك مجال لسوء التواصل. سواء كنت بعيدًا عن مكتبك لمدة ساعة أو يومًا أو أسبوعًا ، سواء خرجت لتناول غداء أو ندوة للعميل أو كنت بعيدًا في إجازة ، فمن الأفضل دائمًا السماح لحالتك بأن تعكس ذلك وذاك هو بالضبط ما يمكنك فعله باستخدام حالة "خارج المكتب" في Microsoft Teams.
إذا كنت لا تعرف الحالة في Microsoft Teams ، فهي النقطة الخضراء / الصفراء / الحمراء التي تظهر بجوار صورة ملفك الشخصي في Microsoft Teams وتوضح لزملائك أعضاء الفريق ما إذا كنت متاحًا للاتصال أم لا.
إذا كنت مرتبكًا بعض الشيء مع خيار الحالة الجديد هذا ، فهذا ليس خطأك. كما لاحظت ، لا يعد خيار "خارج المكتب" أحد الخيارات القياسية المتوفرة في ميزة "الحالة" في Teams. كما أن تعيين حالة "خارج المكتب" في Microsoft Teams ليس بسيطًا مثل تغيير حالتك من "متاح" إلى "مشغول" أو "عدم الإزعاج" - وهو شيء يمكنك القيام به في لمح البصر.
من أين يتم تعيين حالة "خارج المكتب" في الفرق؟
"أين يمكنني تعيين حالة" خارج المكتب "في Teams إذا لم يكن ذلك من خيار" الحالة "؟" حسنًا ، الشيء هو أنه لا يمكنك تعيين حالة خارج المكتب من Microsoft Teams على الإطلاق. أنت بحاجة إلى Outlook للقيام بذلك.
يتزامن Microsoft Teams مع حساب Outlook الخاص بك ويلتقط حالة "خارج المكتب" من Outlook ويعكسها تلقائيًا على حساب Teams الخاص بك. لذا ، فلا عجب أنك لم تجد خيار تعيين الحالة على الفور. مايكروسوفت بالتأكيد لا تجعل الأمر سهلاً.
كيفية تعيين خارج المكتب في Outlook؟
لتعيين حالة "خارج المكتب" في Teams ، تحتاج إلى إعداد "الردود التلقائية" في حساب Outlook الخاص بك. ما هي الردود التلقائية؟ ترسل الميزة رسالة تلقائيًا إلى أي رسائل بريد إلكتروني تتلقاها أثناء تشغيلها. يلاحظ Microsoft Teams عندما يكون لديك ردود تلقائية في Outlook ، ويقوم بتغيير حالتك لتعكس مكانك.
يمكنك إعداد الردود التلقائية في Outlook من كل من تطبيق سطح المكتب أو Outlook على الويب.
لإعداد الردود التلقائية من تطبيق Outlook لسطح المكتب ، افتح التطبيق وانقر على خيار "ملف" في شريط القوائم.
الآن ، انقر فوق خيار "الردود التلقائية" في شاشة معلومات الحساب.
سيفتح مربع الحوار الخاص بإعداد الردود التلقائية. حاليًا ، ستظهر "لا ترسل". حدد زر الاختيار لـ "إرسال ردود تلقائية".
يمكنك أيضًا تحديد نطاق زمني لإرسال رسالة خارج المكتب خلاله. حدد المربع "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" وحدد التاريخ والوقت.
يمكنك تعيين رسالة مخصصة للرد على الرسائل المستلمة. الآن ، إذا كنت تستخدم حساب مؤسسة ، فسيكون هناك خياران للرسالة. يمكنك تعيين رسائل مختلفة للأشخاص الداخليين والخارجيين لمؤسستك. بالنسبة للحساب الشخصي ، لن يكون هناك تمييز. أخيرًا ، انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات.
بعد تشغيل ردود "خارج المكتب" ، انتقل إلى Microsoft Teams. ستتغير حالتك إلى خارج المكتب ، وسيتم أيضًا عرض الرسالة التي أعددتها في الردود التلقائية مع حالتك عندما يحوم شخص ما فوق صورة ملف التعريف الخاص بك.
لإعداد الردود التلقائية من Outlook للويب ، انتقل إلى outlook.live.com وقم بتسجيل الدخول باستخدام حسابك. ثم ، انقر فوق خيار "الإعدادات" (رمز الترس) في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة.
في مربع نص البحث ، اكتب "خارج المكتب" أو "الردود التلقائية" ثم انقر على نتيجة البحث لإعداد الردود التلقائية.
سيتم فتح مربع الحوار الخاص بالردود التلقائية. شغّل زر التبديل لـ "تشغيل الردود التلقائية".
إذا كنت ترغب في إرسال ردود تلقائية لفترة معينة ، فحدد مربع "إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط" وحدد التاريخ والوقت وقم بتعيين رسالتك المخصصة.
يعد إعداد الردود التلقائية هو أفضل طريقة لتعيين حالة "خارج المكتب" في Microsoft Teams. يمكنك ضبط الحالة لفترة زمنية محددة ، وكذلك الحصول على رسالة توضيحية مخصصة معها. لكنها بالتأكيد ليست الطريقة الوحيدة.
يمكنك أيضًا تعيين حالة خارج المكتب عن طريق إنشاء موعد في التقويم الخاص بك وتعيينه على "خارج المكتب". افتح تطبيق Outlook لسطح المكتب وانتقل إلى التقويم بدلاً من البريد الإلكتروني.
انقر على خيار "موعد جديد" في القائمة الرئيسية.
سيتم فتح مربع الحوار الخاص بإنشاء موعد. حدد موعدًا لموعد خروجك من المكتب. الآن ، انقر فوق "خيارات".
من القائمة المنسدلة بجوار "إظهار كـ" ، حدد "خارج المكتب" واحفظ الموعد.
سيقوم Microsoft Teams بتغيير حالتك إلى خارج المكتب أثناء الوقت الذي تحدد فيه موعدك في Outlook.
الآن ، يمكنك الابتعاد عن مكتبك دون أي قلق. سيتمكن الجميع من رؤية حالة "خارج المكتب". في الدردشات الشخصية ، سيذكرهم تنبيه من جانب المرسل بأنك خارج المكتب وقد لا تتمكن من الرجوع إليهم في الوقت المناسب.