ما هو Google Workspace وكيفية استخدامه

ورقة الغش التي تحتاجها للبدء في Google Workspace

تعد Google جزءًا من حياة الجميع تقريبًا في هذه المرحلة ، بطريقة أو بأخرى. وعلى الرغم من أن Google تتمتع بشعبية كبيرة في الحياة العادية ، إلا أن وجودها في النظام البيئي للأعمال لا يمكن إنكاره.

لكن الأحداث الأخيرة غيرت طريقة عمل الشركات. وقد وجد هذا التحول طريقه أيضًا إلى مجموعة خدمات Google الإنتاجية. Google Workspace هو النتيجة النهائية لهذا التحول الذي بدأ العام الماضي عندما شهد العالم بأسره تغييرًا غير مسبوق في طريقة عملنا. دعنا نلقي نظرة على ماهية هذه الخدمة بالضبط وما يجب أن تقدمه.

ما هو Google Workspace؟

إذا لم تكن على دراية بـ Google Workspace ، فربما تكون على دراية بـ G Suite - اللقب السابق لـ Google Workspace. قد يذكرك الغوص العميق في الماضي أيضًا بـ Google Apps for Domain ، وهي نقطة البداية لهذه الرحلة. لكن كل هذا التغيير في الأسماء أدى أيضًا إلى حدوث ارتباك.

ببساطة ، يعد Google Workspace شكلًا أكثر تطورًا من G Suite والذي كان في حد ذاته تطورًا لـ Google Apps for Domain. فكر في الأمر على أنه عملية تطور للبوكيمون!

على نفس المنوال ، يقدم Google Workspace تجربة أكثر ثراءً مع ميزات أكثر من التكرارات السابقة. تتمتع التطبيقات الآن بتكامل أعمق مع بعضها البعض بدلاً من أن تكون تجربة قائمة بذاتها.

في السابق ، كان يجب الوصول إلى جميع خدمات Google بشكل منفصل لأن هذه هي الطريقة التي تم تصميمها بها. باستخدام Google Workspace ، تحصل على كل ما تحتاجه في مكان واحد - Gmail ، والدردشة ، والتقويم ، و Drive ، و Meet ، والمستندات ، وجداول البيانات ، والمهام ، وما إلى ذلك - تحصل على الهدف. يتيح هذا التكامل الأعمق للشركات التعاون بشكل أكثر كفاءة ، بدلاً من التنقل بين التطبيقات طوال الوقت.

هل Google Workspace مجاني؟

على الرغم من أن الخدمات الفردية التي تقدمها Google مثل Gmail ، و Meet ، و Chat ، و Drive ، وما إلى ذلك ، متاحة مجانًا للمستخدمين الذين لديهم حساب شخصي على Google ، فإن Google Workspace ككل خدمة مدفوعة. يتضمن حل الأعمال الكامل الذي يمثله Google Workspace.

Google Workspace للجميع مجاني للاستخدام ، لكننا سنصل إليه بعد قليل. Google Workspace ، في جوهره الحقيقي ، متاح فقط للمشتركين المدفوعين ، أو المعاهد التعليمية والمنظمات غير الربحية مجانًا.

هناك ميزات لا يمكن للمستخدمين الوصول إليها إلا كجزء من Google Workspace ، مثل التكامل الأعمق لتطبيق Meet الذي يتيح صورة داخل صورة للاجتماع في الدردشة والمستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات. تتيح الميزة للفرد التعاون والتقديم بشكل أكثر فعالية.

ما هو Google Workspace للجميع؟

أعلنت Google مؤخرًا أنها جعلت Google Workspace متاحًا للجميع. وهذا يعني أيضًا الأشخاص الذين لديهم حساب مجاني على Google. ولكن ماذا يعني ذلك حقا؟ لا يتضمن الإصدار المجاني من Google Workspace هذا التغيير الكبير في الوقت الحالي.

إنه ينطوي بشكل أساسي على إعادة تسمية العلامة التجارية بالكامل وتكامل أعمق لتطبيقات Google تمامًا مثل Google Workspace للأعمال. تعمل Google على طرح هذه التغييرات ببطء منذ أكتوبر الماضي ومن المحتمل أنك تستخدمها بالفعل. الاختلاف الوحيد هو أنه متاح الآن رسميًا للجميع ، وليس في الوصول المبكر.

لتمكين تجربة Google Workspace هذه لحساب Google الخاص بك ، تحتاج إلى تنشيط دردشة Google. بمجرد تنشيط Google Chat ، ستحل محل Google Hangouts ، وسيتم دمج الدردشة والغرف في Gmail.

تتيح لك الغرف مساحة للتعاون حيث يمكنك التواصل ومشاركة الأفكار وتتبع المعلومات المهمة.

في وقت لاحق من هذا العام ، ستحول Google الغرف إلى مساحات بواجهة مستخدم أكثر بساطة. ستكون Spaces متاحة للجميع ، وحسابات Google Workspace مدفوعة ومجانية. ستقدم المساحات أيضًا ميزات مثل سلاسل المواضيع المضمنة ، ومؤشرات التواجد ، والحالة المخصصة ، وردود الفعل التعبيرية ، إلى جانب واجهة جديدة.

بمجرد وصول Spaces ، ستتغير واجهة Gmail أيضًا. ستصبح قائمة التنقل اليسرى أشبه بأشرطة الأدوات السفلية من تطبيقات Android و iOS. سيكون الشريط الجانبي أكثر إحكاما وقابل للطي.

باستخدام Google Workspace ، سيتمكن المستخدمون من الاحتفاظ بالمعلومات المهمة في مكان واحد ، والتخطيط للرحلة العائلية التالية ، والاحتفاظ بالصور ومقاطع الفيديو في مكان واحد ، وتتبع ميزانية الأسرة باستخدام جداول بيانات Google.

ولكن هذا هو كل ما يقدمه Google Workspace إلى طاولة البحث لحسابات Google Workspace المجانية في الوقت الحالي. حسنًا ، هذا ونظام الألوان الجديد الذي يعد جزءًا من تغيير العلامة التجارية. ولكن ، على ما يبدو ، تخطط Google أيضًا لإدخال المزيد من التغييرات والتحسينات على Workspace على مدار العام في شكل Smart Canvas.

لوحة ذكية: مساحة عمل اتجاه المستقبل متجهة إلى

إن Google جادة في جعل Workspace مكانًا يزدهر فيه التعاون. في وقت لاحق من هذا العام ، ستدخل Google الكثير من التغييرات على Google Workspace في شكل Smart Canvas والتي ستعمل على تطوير التعاون عبر تطبيقات Google.

ستعمل Smart Canvas على تحسين التطبيقات مثل Google Docs و Sheets و Slides. متوفر بالفعل ، عند استخدام إشارات @ في محرّر مستندات Google ، تظهر شريحة ذكية تعرض معلومات إضافية مثل الأشخاص والملفات والاجتماعات الموصى بها والتي يمكنك إدراجها في المستند.

يمكن للمتعاونين الآخرين في المستند بعد ذلك استعراض الاجتماعات والأشخاص بسرعة ، أو معاينة المستندات دون الحاجة إلى تغيير علامات التبويب. ستأتي الشرائح الذكية أيضًا إلى "جداول البيانات" في الأشهر المقبلة.

في الأشهر المقبلة ، ستكون هذه الرقائق الذكية جزءًا من اللبنات التفاعلية. ستحتوي وحدات البناء التفاعلية الجديدة على شرائح ذكية وقوالب وقوائم مراجعة.

ستتمكن أيضًا من تعيين عناصر إجراءات قائمة التحقق لأشخاص آخرين من محرر مستندات Google. ستظهر عناصر العمل هذه أيضًا في مهام Google تلقائيًا ، مما يسهل إدارة قوائم المهام.

هناك تغيير آخر يأتي كجزء من Smart Canvas وهو قوالب الجدول في المستندات. ستتضمن بعض أنواع القوالب جداول "التصويت على الموضوع" لجمع تعليقات الفريق وجداول "تعقب المشروع" لالتقاط المعالم والحالات.

ستحصل "جداول البيانات" أيضًا على بعض الترقيات الرئيسية. إلى جانب الشرائح الذكية ، تقدم Google أيضًا طرق عرض جديدة في جداول البيانات. سيعيد عرض المخطط الزمني ، وهو أحد طرق العرض التي تعد جزءًا من هذه الترقية ، ترتيب الأوراق في طريقة عرض تسهل تتبع المهام.

لتسهيل التعاون ، تتم أيضًا إضافة زر "Google Meet" إلى المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. متوفر بالفعل ، يمكنك استخدام هذا الزر لتقديم المستند الذي تعمل عليه بالفعل مباشرة في Google Meet دون الحاجة إلى الانتقال إلى Google Meet لبدء اجتماع. ستظهر أي اجتماعات في التقويم الخاص بك تلقائيًا.

من الآمن أن نقول إنه على مدار العام ، ستصبح تجربة Google Workspace أفضل بكثير من خلال التعاون في مركزها. وستكون متاحة لجميع مستخدمي Google Workspace ، مجانًا ومدفوعة.

أنواع الخطط (الإصدارات) لـ Google Workspace

Google Workspace هي خدمة لأصحاب الأعمال ولها إصدارات مختلفة (خطط شهرية) لأنواع مختلفة من الأعمال. ولكن عندما ظهر Google Workspace لأول مرة ، كان من المنطقي فقط للشركات الكبيرة والشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من الموظفين على الأقل ، تمامًا مثل G Suite ، حيث كانت تلك الخطط التي قدمها.

ولكن الآن ، يعد Google Workspace أيضًا الخيار الأمثل لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين هم في الأساس فريق مكون من شخص واحد. في خطوة لجعل Google Workspace مكانًا للجميع ، أطلقت Google الآن أيضًا "Google Workspace Individuals".

Google Workspace فردي هو لأصحاب الأعمال الأفراد الذين يحولون شغفهم إلى أفكار تجارية. ولكن عندما تكون شركة صغيرة ، تختلف احتياجاتك من أداة الإنتاجية والتعاون عن احتياجات أصحاب الأعمال الكبيرة. يضع Google Workspace Individual ذلك في الاعتبار وقد تم تصميمه خصيصًا لتلبية تلك الاحتياجات.

يقدم Google Workspace Individual الميزات المميزة التي يحتاجها النشاط التجاري مع تجنب التعقيدات التي لا تتطلبها عملية يقوم بها شخص واحد. يوفر اجتماعات غير محدودة ، وتسجيلات مكالمات ، وإلغاء ضوضاء ، واستطلاع آراء ، وأسئلة وأجوبة في Google Meet ، وتقويم احترافي يجعل المواعيد أسهل ، وتجربة Gmail مخصصة مع قوائم البريد الإلكتروني ، وشعارات العلامات التجارية ، وأكثر من ذلك بكثير.

ملحوظة: Google workspace Individual متاح حاليًا فقط في الولايات المتحدة ، وكندا ، والمكسيك ، والبرازيل ، واليابان ، وقريبًا في أستراليا.

فيما يلي ملخص لجميع الخطط أو الإصدارات التي يقدمها Google Workspace.

• كاتب الأعمال - 6 دولارات أمريكية / مستخدم / شهر
• معيار الأعمال - 12 دولار أمريكي / مستخدم / شهر
• بيزنس بلس - 18 دولارًا أمريكيًا / مستخدم / شهرًا
• مشروع - أسعار مخصصة يمكنك الحصول عليها عن طريق الاتصال بفريق المبيعات لـ Google. إنه الإصدار الأغلى ثمناً ولكنه أيضًا الإصدار الذي يقدم معظم الميزات.
• Google Workspace فردي - 9.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا (7.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا حتى يناير 2022 كجزء من عرض ترويجي)
• Google Workspace for Education - مجاني للميزات الأساسية. يمكن شراء ميزات Premium بموجب خطط مدفوعة تشمل اشتراكات Education Standard و Teaching and Learning Upgrade و Education Plus.
• مساحة عمل Google للمنظمات غير الربحية - تقدم Google ميزات خطة Business Starter للمؤسسات غير الربحية مجانًا و Buisness Standard 3 دولارات لكل مستخدم في الشهر وخطة Business Plus مقابل 5.04 دولارًا لكل مستخدم في الشهر. كما تقدم Enterprise Editorin بخصم 70٪ من السعر القياسي.

لماذا Google Workspace؟

السؤال الأكثر أهمية هو ما الذي يقدمه Google Workspace. لماذا هو مناسب لك؟ أحد أهم جوانب Google Workspace هو أن حسابات Workspace يتم إنشاؤها بواسطة مسؤول مؤسسة ، على عكس حسابات Google الأساسية التي يقوم الأفراد بإنشائها.

هذا يعني في الأساس المزيد من السيطرة. يتمتع المسؤول بمزيد من التحكم في الإعدادات الافتراضية لحساب Workspace بالإضافة إلى الوصول إلى التطبيق وإعدادات الأمان. وكل ذلك يحدث في السحابة. لا يحتاج فريق تكنولوجيا المعلومات إلى تكوين الأجهزة بشكل فردي أو مادي لموظفيك أو طلابك. يمكنك أيضًا وضع سياسات منفصلة للأشخاص أو مجموعات الأشخاص.

لذلك ، يتيح لك ذلك التحكم في التطبيقات والإعدادات التي تريد السماح بها لموظفيك أو طلابك والتي لا يمكنك ببساطة امتلاكها مع الحسابات الشخصية.

يحتوي Google Workspace أيضًا على الكثير من الميزات الإضافية التي لا يمكنك الوصول إليها باستخدام حساب أساسي مجاني. ضع في اعتبارك أن مدى الميزات التي يقدمها Workspace يختلف وفقًا للإصدار أو نوع الخطة.

التطبيقات الأساسية في Google Workspace

تقدم معظم إصدارات Google Workspace هذه التطبيقات كجزء من تجربتها الأساسية مع الميزات المحسنة.

• Gmail: بريد إلكتروني مخصص للنشاط التجاري لعملك مع حماية من البريد العشوائي والتصيد الاحتيالي وتجربة بريد خالية من الإعلانات
• يجتمع: ما يصل إلى 250 مشاركًا في الاجتماع حسب إصدارك. يمكنك أيضًا الحصول على ميزات إضافية مثل السبورة البيضاء الرقمية وتسجيلات الاجتماعات وإلغاء الضوضاء والاقتراع والأسئلة والأجوبة والغرف الفرعية وتتبع الحضور وعناصر التحكم في الإشراف ورفع اليد والبث المباشر داخل المجال (يخضع لإصدار Workspace).
• الدردشة والغرف (التي ستصبح قريبًا مساحات): علاوة على الميزات الأساسية لـ Google Chat and Rooms حيث يمكنك التعاون بسلاسة ، يتيح Google Workspace مزيدًا من الميزات المحسّنة. وتشمل هذه غرف الدردشة المتقدمة مع غرف مترابطة ووصول الضيف. يسمح لك وصول الضيف بالاتصال بالعملاء والشركاء الذين ليسوا جزءًا من منظمتك. يمكنك التعاون معهم في الملفات والمستندات من الدردشة. وبنفس مستوى الوصول والرؤية ، لا يتأثر عملك.
• تقويم: يمكنك جدولة المواعيد ومشاركة التقويمات وتصفح غرف المؤتمرات وحجزها باستخدام مساحة العمل.
• قيادة: تخزين سحابي ممتد (من 30 غيغابايت إلى غير محدود) ، Drive لسطح المكتب ، محركات أقراص مشتركة لفريق yout ، مشاركة الجمهور المستهدف ، ودعم أكثر من 100 نوع من الملفات.
• المستندات ، أوراق: قم بإنشاء مستندات تعاونية ، ومساعدة في الكتابة باستخدام الكتابة الذكية ، والتصحيح الإملائي التلقائي ، واقتراحات القواعد ، وإمكانية التشغيل التفاعلي مع Microsoft Office ، والعلامة التجارية المخصصة للمستندات.
• الشرائح: تعاون في العروض التقديمية
• نماذج: بناء الاستبيان الذي يتضمن تحليلاً أسهل باستخدام التعبئة الذكية والتنظيف الذكي والإجابات ونماذج قوالب العلامة التجارية المخصصة
• احتفظ: التقاط الأفكار بملاحظات تعاونية
• المواقع: تعاون أثناء إنشاء المواقع
• التيارات: شبكات اجتماعية لمؤسستك حيث يمكن للموظفين التواصل والتفاعل مع بعضهم البعض

تطبيقات إضافية في Google Workspace

بناءً على إصدار Google Workspace أو عمليات الشراء الإضافية ، يقدم Google Workspace أيضًا هذه التطبيقات للمشتركين.

• المجالات: تسجيل المجال من خلال الاشتراك في مساحة عمل Google المتكاملة وتكوينها
• البحث السحابي: البحث الذكي عبر Google Workspace (بيانات الطرف الأول والثالث)
• المجموعات والمجموعات للشركات: قوائم البريد الإلكتروني وإدارة الوصول
• قبو: الاحتفاظ بالبيانات وأرشفتها وجمع الأدلة الإلكترونية
• Jamboard: السبورة الرقمية التعاونية التي يمكنك استخدامها في الاجتماعات
• صوت: مكالمات صوتية ذكية مع نظام هاتف افتراضي يعمل على جميع الأجهزة والويب
• برمجة التطبيقات: قم بزيادة قوة تطبيقات Google مثل التقويم والمستندات و Drive و Gmail وجداول البيانات والعروض التقديمية باستخدام Apps Script. يمكنك نشر البرامج النصية للعالم بأسره أو الاحتفاظ بها خاصة لنطاقك.
• AppSheet: أنشئ تطبيقات بدون رمز
• قاعة الدراسة: مساحات تعلم منظمة للمعلمين والطلاب
• الإضافات: دمج تطبيقات الطرف الثالث والوظائف الإضافية لبرمجة التطبيقات

يوفر Google Workspace أيضًا أجهزة لـ Google Meet والمكالمات الصوتية و Jamboard. تسمح الأجهزة للمؤسسات التي تختار النموذج الهجين الآن - في المكتب والعمل من المنزل - بالعمل بفعالية.

ستطلق Google قريبًا وضع Companion في Google Meet لتعزيز المساواة في التعاون في مكان عمل مختلط. إنها مخصصة للمؤسسات التي يوجد فيها عدد قليل من الأشخاص في غرفة المؤتمرات أثناء الاتصال بالآخرين عن بُعد.

يمنح وضع المصاحب أولئك الموجودين في غرفة الاجتماعات لوحة الفيديو الخاصة بهم والوصول إلى ميزات أخرى في Google Meet مثل رفع اليد والاستطلاع وما إلى ذلك على شاشتهم أثناء الاستفادة من أفضل إمكانيات الصوت داخل الغرفة وإمكانيات مؤتمرات الفيديو الأخرى التي توفرها أجهزة Meet عروض.

كيفية استخدام Google Workspace

تختلف تجربة Google Workspace بالنسبة إلى المستخدمين المدفوعين (خاصة المسؤولين) والمستخدمين المجانيين ، وعلى هذا النحو ، فإن تعلم كيفية استخدامها هما منحنيان مختلفان تمامًا. بالنسبة لمستخدمي Workspace ، فإن استخدام التطبيقات في Google Workspace يشبه إلى حد كبير ، باستثناء الميزات الحصرية.

للوصول إلى التطبيقات المتاحة لحساب Google Worskapce ، انتقل إلى رمز قائمة "تطبيقات Google" من أي خدمة من خدمات Google. ستدرج القائمة جميع التطبيقات المتاحة لاستخدامك.

هذه نصيحة. سواء كنت مستخدمًا مجانيًا أو مدفوعًا لخدمة Google Workspace ، فإن Google تقدم اختصارات ". جديدة" سريعة يمكنك إدخالها مباشرة في شريط العناوين في متصفحك وستنشئ عنصرًا جديدًا من هذا التطبيق.

• cal.new - إنشاء حدث تقويم جديد
• doc.new - إنشاء مستند Google
• Meet.new - ابدأ اجتماعًا جديدًا على Google Meet
• sheet.new - أنشئ ورقة Google جديدة
• slide.new - إنشاء شريحة جديدة
• form.new - إنشاء نموذج جديد
• keep.new أو note.new - ابدأ ملاحظة جديدة
• site.new - إنشاء موقع جديد
• jam.new - ابدأ لوحة بيضاء جديدة

استخدام Google Workspace كمستخدم مدفوع

لبدء استخدام Google Workspace ، انتقل إلى workspace.google.com. انقر فوق الزر "البدء" أو "بدء الإصدار التجريبي المجاني" ، بناءً على ما تراه على شاشتك. بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ، قد يكون Business Starter أو Business Standard هو السبيل للذهاب. تقدم Google إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 14 يومًا حتى يكون لديك متسع من الوقت للتعرف على اتجاهاتك ومعرفة ما إذا كان Google Workspace هو المكان المناسب لك. ألغِ الإصدار التجريبي قبل انقضاء 14 يومًا ، ولن يتم تحصيل رسوم الاشتراك منك.

إذا كنت فريقًا مكونًا من شخص واحد وتعيش في أحد البلدان المدعومة ، يمكنك تجربة Google Workspace Individual بالذهاب إلى هنا.

ملحوظة: لا يدعم Google Workspace Individual عناوين البريد الإلكتروني المخصصة.

نظرًا لأن Google Workspace مخصص للشركات ، فإنك تصبح تلقائيًا المسؤول عن مؤسستك عند إعدادها. ولكن عند إضافة مستخدمين جدد في مؤسستك ، يمكنك تعيين شخص آخر مسؤولاً.

أدخل اسم عملك وعدد الموظفين وبلدك وانقر على "التالي".

ثم قدم معلومات الاتصال الخاصة بك وانقر فوق "التالي".

الآن ، عليك أن تختار ما إذا كان لديك مجال أم لا. إذا كان لديك واحد ، فانقر فوق الخيار "لا ، لدي واحد" ويمكنك إدخال المجال الذي تملكه بالفعل واستخدامه. سيتعين عليك إثبات ملكيتك لهذا النطاق قبل أن تتمكن من البدء في استخدامه فعليًا. خلافًا لذلك ، يمكنك شراء واحدة باستخدام Google Domains. انقر فوق الخيار "نعم ، لدي خيار يمكنني استخدامه". إذا لم يكن لديك نطاق ، فيمكنك أيضًا شرائه من مكان آخر بدلاً من Google Domains ، ولكن عند شرائه عبر Google ، لن تضطر إلى متابعة عملية التحقق.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء اسم مستخدم لحساب Google Workspace الخاص بك. سيكون هذا هو أول عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري لمجالك. يمكنك إنشاء المزيد من عناوين الأعمال لفريقك لاحقًا بمجرد قيامك بإعداد Google Workspace. قم بإنشاء كلمة مرور ثم انقر فوق "موافقة ومتابعة".

تم إعداد Google Workspace الخاص بك باستخدام حساب Google للأعمال. انقر فوق "الانتقال إلى الإعداد" ويمكنك إدارة Google Workspace لمؤسستك من وحدة تحكم المشرف.

بمجرد التحقق من مجالك ، يمكنك إضافة مستخدمين جدد إلى مؤسستك وإعداد تطبيقات مثل Gmail من وحدة تحكم المشرف. ولكن إذا كنت لا تريد القيام بأي من ذلك على الفور ، فيمكنك تخطيه في الوقت الحالي والقيام بذلك من وحدة تحكم المشرف في Google في أي وقت لاحقًا.

إدارة Google Workspace

بصفتك مشرفًا ، يمكنك إدارة مساحة عمل Google والتحكم فيها من وحدة تحكم المشرف. سواء كنت ترغب في إضافة مستخدمين أو إزالتهم ، أو إدارة الوحدات التنظيمية (لغة Google لإنشاء سياسات لمؤسستك) ، وإنشاء مجموعات وإدارتها للقوائم البريدية وتطبيق السياسات ، وإدارة التطبيقات التي يمكن للمستخدمين في نطاقك الوصول إليها ومن أي جهاز وكل شيء وإلا ، فإن وحدة تحكم المسؤول هي المكان الذي ستجده فيه.

للوصول إلى وحدة تحكم المشرف ، انتقل إلى admin.google.com وقم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Google Workspace الخاص بك. أو يمكنك الوصول إليه من قائمة "التطبيقات" من أي خدمة من خدمات Google. انقر على رمز "تطبيقات Google" من أي خدمة Google تقريبًا تم تسجيل دخولك إليها (google.com ، gmail.com ، إلخ.)

ثم ، انقر فوق خيار "المسؤول" من التطبيقات. يتوفر خيار "المسؤول" فقط لمستخدمي Workspace هؤلاء المسؤولين عن المؤسسة.

سيتم فتح الصفحة الرئيسية لوحدة تحكم المشرف. تتيح لك قائمة التنقل القابلة للطي الموجودة على اليسار تصفح جميع الخيارات لإدارة مساحة عمل Google لمؤسستك بسرعة.

إضافة مستخدمين إلى مؤسستك

بمجرد إعداد Google Workspace لمؤسستك ، فإن الخطوة الأكثر أهمية هي إضافة المستخدمين إلى مؤسستك. تمامًا مثل إنشاء عنوان عمل لنفسك ، يجب عليك إنشاء أسماء مستخدمين وكلمات مرور للمستخدمين الآخرين الذين ترغب في إضافتهم ومشاركة بيانات الاعتماد معهم. يجب عليك أيضًا تعيين تراخيص لهم حتى يتمكنوا من استخدام الخدمات.

انتقل إلى وحدة تحكم المشرف الخاصة بك وانقر فوق خيار "الدليل" من قائمة التنقل على اليسار.

قليل من الخيارات سوف تتوسع تحتها. انقر فوق "المستخدمون" من الخيارات المتاحة.

بعد ذلك ، حدد الوحدة التنظيمية من "جميع المؤسسات" التي تريد إضافة المستخدم إليها. انقر فوق الزر "إضافة مستخدم جديد" لإضافة مستخدمين واحدًا تلو الآخر إذا لم يكن لديك فريق كبير.

أدخل معلومات المستخدم: الاسم الأول والأخير ، ثم البريد الإلكتروني الأساسي. سيقترح Workspace اسم مستخدم للبريد الإلكتروني الأساسي يكون مختلفًا عن جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في مجالك ؛ يمكنك استخدام ذلك أو إدخال واحد بنفسك.

إذا كانت مؤسستك لديها أكثر من مجال ، يمكنك تحديد مجال آخر. انقر فوق السهم لأسفل بجوار علامة @ وحدد المجال من القائمة المنسدلة.

ثم أدخل البريد الإلكتروني الثانوي للمستخدم. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني الثانوي هو بريدهم الإلكتروني الشخصي حيث سيتلقون تفاصيل الحساب. يمكنك أيضًا إدخال عنوان بريدك الإلكتروني للحصول على معلومات تسجيل الدخول وإعادة توجيهها إليهم لاحقًا.

بعد ذلك ، انقر على السهم بجوار "إدارة كلمة مرور المستخدم والوحدة التنظيمية وصورة الملف الشخصي. يعد تعيين صورة الملف الشخصي أو تحرير الوحدة التنظيمية أمرًا اختياريًا.

ولكن عليك تعيين كلمة مرور للمستخدم الجديد. يمكنك إنشاء كلمة مرور تلقائيًا ، أو إدخال كلمة مرور خاصة بك. لتطلب من المستخدم تعيين كلمة مرور جديدة عند تسجيل الدخول ، يجب عليك تمكين الخيار.

بمجرد إضافة جميع المعلومات ، انقر فوق الزر "إضافة مستخدم جديد".

شريطة ألا يتعارض اسم المستخدم مع اسم مستخدم حالي ، ستتم إضافة المستخدم الجديد بنجاح. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستتلقى مطالبة تطالبك بإصلاح التعارض.

الآن ، كل ما تبقى هو مشاركة بيانات اعتماد تسجيل الدخول مع الشخص المقصود ويمكنهم البدء في استخدام Google Workspace. إذا طلبت من المستخدم تغيير كلمة المرور الخاصة به بعد تسجيل الدخول ، فسيكون أمامه 48 ساعة لتغيير كلمة المرور. عندما يحين الوقت ، ستنتهي صلاحية رابط إعادة التعيين ، وسيتعين عليك (المسؤول) إنشاء كلمة مرور جديدة لهم.

بالنسبة إلى مستخدم جديد ، قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 24 ساعة حتى تصبح جميع خدمات مساحة عمل Google نشطة. إذا حاولت الوصول إلى خدمة خلال هذه الفترة ، فقد تتلقى رسالة مفادها أنه ليس لديك وصول.

إضافة مستخدمين بشكل مجمّع

بالنسبة إلى مؤسسة كبيرة ، يمكنك أيضًا إضافة مستخدمين بشكل مجمّع وهناك الكثير من الخيارات للقيام بذلك. بناءً على نوع مؤسستك ، يمكنك اختيار ما يناسبك.

• أضف المستخدمين من ملف CSV
• استخدم Admin SDK Directory API إذا كنت تعرف البرمجة
• مزامنة البيانات من خادم LADP ، مثل Microsoft Active Directory
• الترحيل من HCL Notes إلى Google Workspace
• أضف المستخدمين بحسابات Google الحالية

قبل إضافة المستخدمين بشكل مجمع إلى Google Workspace ، تحتاج إلى التأكد من أن لديك تراخيص كافية. خلاف ذلك ، قم بشراء المزيد إذا كانت خطتك تسمح بذلك.

اجعل المستخدم مسؤولاً

يمكنك جعل مستخدم (مستخدمين) آخر في المؤسسة مشرفًا متميزًا. بشكل افتراضي ، يكون الشخص الذي يقوم بإنشاء وإعداد مساحة عمل Google للمؤسسة هو المشرف المتميز. يتمتع المشرف المتميز بحق الوصول الكامل إلى المهام الإدارية لمؤسستك ، لذلك قم بتعيين هذا الدور للأشخاص الذين تثق بهم فقط. بالنسبة للمسؤوليات المقيدة ، يمكنك تعيين أدوار مشرف محددة لهم مثل مسؤول المجموعات ، ومسؤول إدارة المستخدمين ، ومسؤول مكتب المساعدة ، ومسؤول الخدمات ، وما إلى ذلك.

من قائمة التنقل على اليسار ، انقر على خيار "الدليل" وحدد "المستخدمون" من القائمة الموسعة. ابحث عن المستخدم من قائمة المستخدمين وانقر على اسمه.

سيتم فتح صفحة حسابهم. مرر لأسفل وانقر على خيار "أدوار وامتيازات المسؤول".

ثم ، انقر على خيار دور "المشرف المتميز".

سيعرض هذا التبديل بجوار جميع الأدوار المتاحة مسبقًا. لجعلهم مشرفين متميزين ، قم بتمكين مفتاح التبديل بجانبه. لتعيين دور مشرف محدد لهم ، قم بتمكين التبديل بجوار الدور المطلوب. يمكنك أيضًا إنشاء أدوار مخصصة إذا لم تكن الأدوار سابقة التحديد مناسبة لك.

و تا دا! لديك شخص آخر لمشاركة مسؤوليات المسؤول معك.

استخدام Google Workspace كمستخدم مجاني

لتمكين التجربة المتكاملة التي يقدمها Google Workspace للحسابات المجانية ، انتقل إلى حساب Gmail الخاص بك وانقر فوق رمز "الإعدادات" في الزاوية اليمنى العليا.

ستظهر لوحة إعدادات سريعة على اليمين. انقر فوق "مشاهدة جميع الإعدادات".

ثم حدد علامة التبويب "الدردشة والاجتماع" من خيارات الإعداد.

في الدردشة ، حدد "Google Chat" بدلاً من "Classic Hangouts".

قد تظهر لافتة ترحيب. انقر فوق "موافق" للمتابعة.

ثم ، انقر فوق "حفظ التغييرات".

ستتم إعادة تحميل Gmail وستحصل الآن على التجربة المتكاملة الجديدة مع الدردشة والغرف في Gmail.

واحدة من أفضل الإضافات التي تأتي مع Google Workspace هي Room (ستصبح قريبًا Spaces) في Google Chat. الغرف هي مركز للتواصل والتعاون. يمكنك الدردشة مع أعضاء الغرفة ومشاركة الملفات وتعيين المهام والقيام بأكثر من ذلك بكثير ، كل ذلك في مكان واحد مع الغرف. إذا سبق لك استخدام Microsoft Teams ، فإن الغرف تشبه قنوات Teams.

يمكنك أيضًا فتح الملفات في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google مباشرةً في الغرف والعمل عليها هناك مباشرةً. يمكن دائمًا الوصول بسهولة إلى أي ملفات تقوم بتحميلها إلى الغرفة من علامة التبويب "الملفات". ويمكنك تتبع المهام التي يتعين على الفريق القيام بها وتعيينها إلى الأشخاص من علامة التبويب "المهام".

لمعرفة كيفية استخدام الغرف في Google Chat ، انتقل إلى هنا.

بالنظر إلى الطريقة التي تغير بها العمل تمامًا العام الماضي ، تقدم Google Workspace التغييرات المطلوبة بشدة لجعل التعاون سلسًا ، سواء كنت تعمل عن بُعد أم لا. ومع Google Workspace للجميع ، يمكنك حتى استخدامه للحفاظ على حياتك الشخصية منظمة.