أنشئ قائمة منسدلة بالعناصر في Excel لجعل إدخال البيانات أسهل وأسرع وخالٍ من الأخطاء. باستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات في Excel ، يمكنك بسهولة إنشاء قوائم منسدلة لإدخال البيانات في ورقة عمل أو مصنف.
القائمة المنسدلة في Excel أو القائمة المنسدلة هي عنصر تحكم رسومي يسمح للمستخدمين باختيار خيار من قائمة الخيارات المحددة مسبقًا. هذا سيجعل إدخال البيانات أسهل وأسرع ويقلل من عدم الدقة والأخطاء المطبعية.
على سبيل المثال ، يمكن للمستخدمين اختيار حالة العمل بسهولة باعتبارها انتهى من القائمة المنسدلة. ولكن إذا وفرت لهم خيار إدخاله يدويًا ، فيمكنهم كتابة الكلمة كاملة أو منتهية أو معلقة أو جارية أو فشل. سيستغرق الأمر وقتًا طويلاً لكتابة الحالة لكل عمل ، ولكن إذا كانت قائمة منسدلة ، فسوف تسرع عملية إدخال البيانات.
في هذا المنشور ، سنعرض لك طريقة سريعة وسهلة لإنشاء قائمة منسدلة باستخدام البيانات من الخلايا ، أو عن طريق إدخال البيانات يدويًا ، أو باستخدام الصيغ في Excel.
إنشاء قائمة منسدلة باستخدام بيانات من الخلايا
على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة لتتبع حالة كل رحلة تخطط للقيام بها (كما هو موضح في الصورة أدناه).
أولاً ، اكتب العناصر التي تريد ظهورها في القائمة المنسدلة في صفيف من الخلايا. يمكنك القيام بذلك على الورقة التي ستحتوي على القوائم المنسدلة ، أو على ورقة مختلفة.
في هذا المثال ، قمنا بكتابة قائمة العناصر الخاصة بالقائمة المنسدلة في الورقة 2.
ارجع إلى الورقة 1 ثم حدد الخلية B2 (هذه هي الخلية حيث ستقوم بإعداد القائمة المنسدلة الخاصة بك).
بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وانقر على أيقونة "التحقق من صحة البيانات" ، وحدد "التحقق من صحة البيانات" من القائمة المنسدلة.
في مربع الحوار "التحقق من صحة البيانات" ، حدد "قائمة" من القائمة المنسدلة "السماح:" وانقر على "موافق".
انقر في مربع "المصدر" ويمكنك تحديد قائمة العناصر التي تريد إضافتها كخيارات ستظهر في القائمة.
الآن ، حدد قائمة العناصر (A1: A5) من الورقة 2.
والمكان الذي ستتم فيه إضافة قيم القائمة المنسدلة تلقائيًا إلى مربع المصدر. الآن ، انقر فوق "موافق". إذا قمت بإلغاء تحديد الخيار "تجاهل الأسود" ، فسيقوم Excel بإجبار المستخدمين على تحديد قيمة من القائمة.
لقد قمت الآن بعمل قائمة منسدلة في الخلية B2 من عمود الحالة.
لنسخ القائمة المنسدلة إلى جميع الصفوف الخمسة ، ما عليك سوى النقر فوق المربع الأخضر الصغير في أسفل يسار المربع المنسدل واسحبه لأسفل إلى أعلى الخلية B6.
الآن ، يتم نسخ القائمة المنسدلة من الخلية B2 إلى B6.
إنشاء قائمة منسدلة عن طريق إدخال البيانات يدويًا
بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة عناصر مباشرةً إلى القائمة المنسدلة عن طريق إدخالها يدويًا في حقل "المصدر" في نافذة حوار التحقق من صحة البيانات.
في هذا المثال ، تضيف قائمة منسدلة للموسم الذي تزور فيه المدن. لذلك ، حدد الخلية C2 لإنشاء قائمة منسدلة.
افتح مربع الحوار "التحقق من صحة البيانات" من علامة التبويب "البيانات".
حدد "قائمة" من معايير التحقق واكتب قائمتك في مربع "المصدر". يجب إدخال جميع العناصر بدون مسافة ، مفصولة بفاصلة بين كل عنصر.
هنا ، أدخل "الربيع ، الصيف ، الخريف ، الشتاء" في حقل المصدر وانقر على "موافق".
الآن ، ستظهر جميع العناصر (الخيارات) التي تم إدخالها في حقل المصدر في سطور مختلفة في القائمة المنسدلة. بعد ذلك ، يمكنك سحب القائمة ونسخها إلى باقي الصفوف كما فعلت في الطريقة السابقة.
إنشاء قائمة منسدلة باستخدام الصيغ
هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها إنشاء قائمة منسدلة وهي استخدام صيغة OFFSET في الحقل المصدر.
في هذا المثال ، نقوم بإنشاء قائمة منسدلة في عمود السنة. حدد الخلية D1 وانتقل إلى البيانات -> أدوات البيانات -> التحقق من صحة البيانات.
في نوافذ التحقق من صحة البيانات ، أدخل حقل مصدر الصيغة هذا بدلاً من مرجع الخلية أو العناصر المُدخلة يدويًا:
= OFFSET (المرجع ، الصفوف ، العواميد ، [الارتفاع] ، [العرض])أدخل الآن قائمة العناصر للقائمة المنسدلة (السنة) في الورقة 2.
في الصيغة ، حدد مرجع الخلية كـ B1 (نقطة بداية القائمة) ، وحدد الصفوف والأعمدة كـ 0 لتجنب إزاحة المرجع ، وحدد الارتفاع كـ 5 للعناصر في القائمة.
= OFFSET (Sheet2! B $ 1،0،0،5)الآن ، إذا أدخلت هذه الصيغة في الحقل المصدر ، فإنها تُرجع مصفوفة تحتوي على قائمة السنوات (B1: B5).
سيؤدي هذا إلى إنشاء قائمة منسدلة تعرض جميع السنوات في نطاق الخلايا B1: B5 من الورقة 2.
إزالة قائمة منسدلة
يمكنك أيضًا إزالة قائمة منسدلة في Excel. لإزالة قائمة منسدلة ، حدد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة. ثم انتقل إلى البيانات -> أدوات البيانات -> التحقق من صحة البيانات.
انقر فوق الزر "مسح الكل" في الزاوية اليسرى السفلية من مربع الحوار "التحقق من صحة البيانات" وانقر فوق "موافق". سيؤدي هذا إلى إزالة القائمة المنسدلة في الخلية المحددة.
إذا كنت تريد إزالة جميع القوائم المنسدلة في ورقة العمل ، فحدد "تطبيق هذه التغييرات على جميع الخلايا الأخرى بنفس الإعدادات" قبل النقر فوق الزر "مسح الكل". ثم ، انقر فوق "موافق" للتطبيق.
الآن ، يمكنك إنشاء وإزالة القوائم المنسدلة باتباع هذا الدليل خطوة بخطوة.