كيفية إدراج قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

يمكنك إنشاء قائمة منسدلة في "جداول بيانات Google" باستخدام قائمة العناصر الموجودة في نطاق من الخلايا أو عن طريق إدخال العناصر يدويًا.

القائمة المنسدلة (المعروفة أيضًا باسم القائمة المنسدلة أو القائمة المنسدلة) هي قائمة ، تشبه مربع القائمة ، تسمح للمستخدمين باختيار خيار من قائمة الخيارات المحددة مسبقًا. تضمن القائمة المنسدلة أن يقوم المستخدمون بإدخال القيم المتوفرة في قائمة معينة فقط في الخلايا.

عند التعاون في جداول بيانات Google ، في بعض الأحيان ، قد ترغب في أن يقوم مستخدمون آخرون بإدخال قيم متكررة في عمود. لتجنب عدم الدقة والأخطاء الإملائية ولعمل قفل إدخال البيانات ، قد ترغب في إضافة قائمة منسدلة لضمان قيام المستخدمين بإدخال القيم المقدمة فقط.

على سبيل المثال ، أنت تنشئ قائمة بالمهام التي تريد أن يؤديها فريقك. وتريد أن يقوم فريقك بتحديث حالة كل مهمة مثل "تم" و "معلقة" و "الأولوية" و "تخطي" و "مهمة قيد التقدم". للقيام بذلك ، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة تحتوي على قائمة بحالات المهام حيث يمكن للمستخدم الاختيار من بينها بدلاً من إدخال البيانات يدويًا.

في هذا البرنامج التعليمي ، سنغطي كل شيء عن إنشاء وإدارة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google.

إنشاء قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

القائمة المنسدلة هي وظيفة التحقق من صحة البيانات التي تتيح للمستخدمين التحكم فيما يمكن إدخاله في ورقة العمل. يمكنك إنشاء قائمة منسدلة بسرعة باستخدام مربع حوار التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google.

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google. يمكنك إما إنشاء قائمة منسدلة بالقيم الموجودة في نطاق من الخلايا أو تحديد عناصر القائمة يدويًا.

قم بإنشاء قائمة منسدلة باستخدام مجموعة من الخلايا في جداول بيانات Google

يمكنك إنشاء قائمة منسدلة في "جداول بيانات Google" باستخدام قائمة بالعناصر الموجودة في نطاق من الخلايا.

أولاً ، افتح جدول بيانات Google وأدخل قائمة العناصر في نطاق من الخلايا التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة. هنا ، في مثال جدول البيانات هذا ، لدينا قائمة بأسماء المدن كفروع.

بعد ذلك ، حدد الخلية أو نطاق الخلايا حيث تريد إنشاء القائمة المنسدلة. يمكن أن يكون في نفس ورقة العمل أو ورقة عمل منفصلة.

ثم ، انقر على قائمة "البيانات" أعلى جدول البيانات وحدد خيار "التحقق من صحة البيانات" في القائمة المنسدلة.

أو انقر بزر الماوس الأيمن بعد تحديد الخلية (الخلايا) وحدد "التحقق من صحة البيانات" أسفل قائمة السياق.

سيظهر مربع حوار التحقق من صحة البيانات. هنا ، يمكنك تحديد وتخصيص قائمتك المنسدلة بإعدادات مختلفة.

نطاق الخلايا

يحدد الحقل الأول ، "نطاق الخلية" ، الموقع حيث سيتم إنشاء القائمة المنسدلة. نظرًا لأننا حددنا بالفعل نطاقًا لهذا ، يتم ملؤه تلقائيًا.

يمكنك أيضًا تغيير ذلك بالنقر فوق "رمز الجدول" في حقل "نطاق الخلية" وتحديد نطاق الخلايا حيث تريد إدراج القائمة المنسدلة.

معايير

بعد ذلك ، يحتوي قسم المعايير على قائمة بالخيارات في قائمة منسدلة وتحتاج فقط إلى الخيارين الأولين. لا يمكنك إنشاء قائمة منسدلة مع الخيارات الأخرى.

انقر على القائمة المنسدلة وحدد خيار "قائمة من نطاق" لإضافة نطاق كمعيار.

في الحقل المجاور له ، أدخل مرجع الخلية / النطاق الذي يحتوي على جميع القيم التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة. بدلاً من إدخال النطاق يدويًا ، ما عليك سوى النقر على رمز "تحديد نطاق البيانات" (رمز الجدول).

ستظهر نافذة منبثقة أخرى باسم تحديد نطاق بيانات. الآن ، ما عليك سوى تحديد الخلية / النطاق الذي يحتوي على قائمة العناصر ويتم إضافة الموقع تلقائيًا إلى مربع الحوار "تحديد نطاق البيانات". ثم انقر فوق "موافق". عند تحديد نطاق من ورقة مختلفة ، يتم أيضًا تضمين اسم الورقة في موقع القائمة.

في المثال أعلاه ، يتم إنشاء قائمة العناصر الموجودة في A2: A13 من الورقة 3 والقائمة المنسدلة في C2: C17 من الورقة 4.

إظهار القائمة المنسدلة في الخلية

تأكد من تمكين مربع الاختيار "إظهار القائمة المنسدلة في الخلية". إذا تم ترك هذا الخيار بدون تحديد ، فلا يزال بإمكانك إدخال العناصر من القائمة عن طريق النقر نقرًا مزدوجًا على الخلية ولكنك لن ترى رمز القائمة المنسدلة في الخلية.

على بيانات غير صالحة

يمكنك أيضًا اختيار ما يحدث عندما يُدخل شخص ما شيئًا (بيانات غير صالحة) غير موجود في القائمة. يمكنك اختيار إما زر الاختيار "إظهار تحذير" أو "رفض الإدخال" لإعداد "عند البيانات غير الصالحة". يقبل خيار "إظهار التحذير" إدخال المستخدم ولكن مع تحذير بينما يرفض خيار "رفض الإدخال" الإدخال تمامًا.

مظهر خارجي

باستخدام خيار المظهر ، يمكنك إعطاء المستخدم تلميحًا حول كيفية استخدام القائمة المنسدلة أو نوع القيم المقبولة في الخلايا.

لتنشيط هذا الخيار ، حدد خانة الاختيار "إظهار نص تعليمات التحقق من الصحة" وسيظهر مربع نص أسفله مباشرةً. اكتب التعليمات التي ترغب في عرضها في مربع النص.

بمجرد الانتهاء من التهيئة ، انقر فوق الزر "حفظ" لتطبيق التغييرات.

كيف تعمل القائمة المنسدلة في جداول بيانات Google

الآن ، يتم إنشاء القوائم المنسدلة في الخلية C2: C17 وعند النقر فوق رمز القائمة المنسدلة ، ستظهر قائمة العناصر.

الآن ، إذا أدخل مستخدم قيمة غير موجودة في القائمة ، فسيتم وضع علامة على هذه الخلية على أنها بيانات غير صالحة. يمكنك ملاحظة العلامة في الزاوية العلوية اليسرى للخلية C6. هذا لأننا اخترنا الخيار "إظهار التحذير" في الإعداد "عند البيانات غير الصالحة" في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات.

وعندما تحوم فوق العلامة ، سترى رسالة التحذير.

هذه هي الطريقة التي تنشئ بها قائمة منسدلة ديناميكية في جداول بيانات Google.

قم بإنشاء قائمة منسدلة عن طريق إدخال العناصر يدويًا في جداول بيانات Google

إذا كنت تريد إنشاء قائمة منسدلة ثابتة ولم يكن لديك قائمة بالعناصر الموجودة في نطاق من الخلايا في جدول البيانات ، فيمكنك حينئذٍ تحديد العناصر يدويًا في مربع حوار التحقق من صحة البيانات.

قد تكون هذه الطريقة مفيدة إذا كنت تريد فقط إنشاء قائمة منسدلة بسيطة تحتوي على عناصر مثل نعم ولا وعناصر موافق عليها ورفضها ومخزون ومباع وغير ذلك. إليك كيفية القيام بذلك:

حدد الخلية أو مجموعة الخلايا التي تريد إضافة قائمة منسدلة لها.

انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في القائمة وحدد خيار "التحقق من صحة البيانات".

في المربع المنبثق التحقق من صحة البيانات ، تأكد من تحديد الخلية أو النطاق الصحيح في حقل "نطاق الخلية".

في القائمة المنسدلة "المعايير" ، تحتاج إلى تحديد "قائمة العناصر" هذه المرة.

في الحقل المجاور له ، اكتب يدويًا العناصر التي تريدها في القائمة المنسدلة ، وتأكد من فصل كل عنصر بفاصلة بدون مسافة. على سبيل المثال ، نريد عرض الأجناس ، لذلك أدخلنا "ذكر ، وأنثى ، وغير محدد".

يمكنك إضافة مسافة داخل اسم العنصر ولكن ليس بين العناصر. يمكن للعناصر النصوص والتواريخ والأرقام والصيغ ومربعات الاختيار.

تأكد من تحديد الخيار "إظهار القائمة المنسدلة في الخلية". نظرًا لأن هذه قائمة ثابتة ولا نريد أي إدخال آخر في الخلية ، فقد حددنا خيار "رفض الإدخال".

بمجرد إجراء التغييرات ، انقر فوق "حفظ" للتطبيق.

الآن ، يتم إنشاء قائمة منسدلة ثابتة في كل خلية من النطاق المحدد. انقر فوق رمز القائمة المنسدلة أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية أو اضغط على "Enter" في الخلية لتحديد عنصر.

إذا أدخل مستخدم قيمة غير موجودة في القائمة ، فإن التحقق من صحة البيانات يرفض الإدخال وسيظهر لك رسالة خطأ. هذا لأننا اخترنا خيار "رفض الإدخال" للخيار "عند البيانات غير الصالحة" في التحقق من صحة البيانات.

سيبلغ الخطأ المستخدم أنه أدخل بيانات غير صالحة في خلية معينة وأنهم بحاجة إلى إدخال إحدى القيم المحددة.

قم بتحرير قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

قد تكون هناك أوقات تريد فيها إضافة عناصر جديدة أو تغيير العناصر أو إزالة العناصر من قائمة منسدلة تم إنشاؤها بالفعل. من الممكن أيضًا توفير قائمة جديدة بالعناصر إلى قائمة منسدلة موجودة مسبقًا.

انتقل إلى نطاق الخلايا أو الورقة التي تحتوي على خلية (خلايا) تحتوي على قائمة العناصر التي استخدمتها في القائمة المنسدلة. قم بإجراء التغييرات المطلوبة على محتويات هذه الخلايا. يمكنك إضافة عناصر جديدة وتحرير العناصر الموجودة مسبقًا وإزالة العناصر من هذه الخلايا.

هذه هي القائمة الأصلية التي استخدمناها لإنشاء قائمة منسدلة من قبل:

الآن ، أجرينا بعض التغييرات على القائمة. أضفنا عنصرًا جديدًا إلى ستوكهولم وأزلنا فيينا وغيرنا نيويورك إلى نيو جيرسي.

يمكنك أيضًا تحرير العناصر المُدخلة يدويًا في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات.

بعد أن قمنا بتحرير قائمة العناصر ، سيتم تحديث القائمة المنسدلة تلقائيًا. ولكن تم تمييز بعض الإدخالات التي تم إدخالها مسبقًا باستخدام القائمة المنسدلة الأصلية على أنها غير صالحة. نظرًا لتعديل هذه القيم في القائمة ، يتم تمييزها على أنها غير صالحة.

الآن ، عند النقر فوق القائمة المنسدلة ، ستحصل على القائمة المنسدلة المحدثة حديثًا.

ملحوظة: إذا قمت بإضافة عناصر في القائمة أو حذفها ، فتأكد من تغيير تحديد النطاق في معايير التحقق من صحة البيانات لإظهار جميع العناصر بشكل صحيح في القائمة المنسدلة.

انسخ قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

بدلاً من إنشاء نفس القائمة المنسدلة في أوراق متعددة ، يمكنك نسخ قائمة منسدلة بسرعة من خلية واحدة إلى خلايا متعددة في ورقة واحدة أو عدة أوراق.

يمكنك استخدام طريقة النسخ واللصق البسيطة لنسخ القائمة المنسدلة بسرعة.

للقيام بذلك ، حدد الخلية مع القائمة المنسدلة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "نسخ" أو اضغط على "Ctrl + C". ثم حدد الخلية أو نطاق الخلايا حيث تريد إدراج القائمة المنسدلة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "لصق" أو اضغط على "Ctrl + V" للصق القائمة المنسدلة.

ولكن ستعمل هذه الطريقة أيضًا على نسخ تنسيق الخلية (اللون والنمط والحدود وما إلى ذلك) بالإضافة إلى إدخال القائمة المنسدلة.

لتجنب هذا ، تحتاج إلى استخدام ميزة لصق خاصة. إليك كيف تفعل ذلك.

أولاً ، حدد الخلية وانسخها (Ctrl + C) من القائمة المنسدلة. بعد ذلك ، حدد الخلية / النطاق الذي تريد نسخ القائمة المنسدلة فيه. انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية (الخلايا) المحددة ، وقم بتوسيع خيار "لصق خاص" ، وحدد الخيار "لصق التحقق من صحة البيانات فقط".

سيؤدي هذا إلى نسخ القائمة المنسدلة إلى الموقع الذي تريده.

إزالة قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

إذا لم تعد بحاجة إلى قائمة منسدلة وتريد حذفها ، فيمكنك القيام بذلك بسهولة ببضع نقرات بالماوس.

لإزالة قائمة منسدلة ، حدد الخلية أو الخلايا التي تريد إزالة القائمة المنسدلة فيها. ثم ، انقر فوق قائمة "البيانات" ، وحدد "التحقق من صحة البيانات".

الآن ، انقر فوق الزر "إزالة التحقق" في الجزء السفلي من نافذة حوار التحقق من صحة البيانات وانقر فوق "حفظ".

هذا هو. تمت إزالة القوائم المنسدلة الخاصة بك. لكنهم سيتركون لك البيانات التي أدخلناها باستخدام تلك القوائم المنسدلة.