كيفية تمكين النسخ في Microsoft Teams

تدوين ملاحظات تلقائية في اجتماع باستخدام ميزة "نسخ نصية مباشرة" في Microsoft Teams.

اعتادت Microsoft Teams أن تكون متقدمة جدًا في حشد تطبيقات Workstream Collaboration. ولكن في الآونة الأخيرة ، دفع حدوده إلى أبعد من ذلك ليظل وثيق الصلة في الأوقات المتغيرة. بفضل التغيير الجذري في المعادلة بأكملها المحيطة بالطريقة التي نعمل بها والمنافسة الشديدة ، كانت Microsoft Teams تجلب باستمرار لعبتها الأولى.

أحدث إضافة إلى ترسانة الميزات التي يقدمها Teams هي تدوين الاجتماع المباشر. تتوفر النسخ الحية أثناء الاجتماع ، ولست بحاجة إلى تسجيل اجتماع لإنشاء هذه النسخ الصوتية.

يمكن أن تعزز النسخ بشكل كبير تجربة الاجتماع الخاصة بك. فهم لا يجعلون اجتماعاتك أكثر إنتاجية من خلال أتمتة ملاحظات الاجتماع نيابة عنك. على الرغم من عدم الاضطرار إلى تدوين الملاحظات يدويًا يعد إضافة كبيرة. كما أنها تجعل الاجتماعات أكثر شمولاً للمشاركين الذين يعانون من الصمم أو ضعاف السمع ، أو الموجودين في مكان صاخب ، أو لديهم مستوى مختلف من الكفاءة اللغوية.

ما وجه الاختلاف بين النسخ والشرح المباشر؟

تتمتع Microsoft Teams بميزة شرح مباشر لبعض الوقت الآن. إذًا ، ما الذي يميز تدوينات الاجتماعات؟ الاختلاف الأكبر هو التوافر.

تتوفر النسخ بعد الاجتماع. ويمكنك تنزيلها ومشاركتها مع أي شخص. ولهذا السبب بالتحديد أطلقنا عليها اسم "ملاحظات الاجتماع الآلية". لكن Teams لا يحفظ التسميات التوضيحية.

أيضًا ، عند تمكين التسميات التوضيحية ، فإنها تكون مرئية لك فقط ولكن النسخ تكون مرئية للجميع ، على الرغم من أنه يمكن للمستخدمين اختيار إخفاءها.

إذا كان السبب الرئيسي وراء رغبتك في تمكين التدوين الصوتي هو جعل الاجتماع أكثر شمولاً وسهولة في الوصول إليه ، فيمكنك استخدام النسخ أو التسميات التوضيحية. ولكن للحصول على سجل للاجتماع بأكمله ، فإن النسخ هو السبيل للذهاب.

المتطلبات المسبقة لاستخدام النسخ في فرق Misrosoft

هناك عدد قليل من السلاسل المرفقة باستخدام النسخ في Microsoft Teams. أولاً ، إنه متاح فقط للاجتماعات المجدولة ، وليس للقنوات أو اجتماعات "Meet Now". لذلك ، إذا كانت أجندتك شاملة وقابلية للفهم بشكل أفضل في اجتماع مرتجل أو اجتماع قناة ، فيمكنك البحث عن التسميات التوضيحية الحية.

أيضًا ، الميزة متاحة فقط عندما تكون اللغة المنطوقة هي الإنجليزية الأمريكية. علاوة على ذلك ، يمكن استخدامه فقط من تطبيق سطح المكتب ومتاح لتراخيص معينة فقط. وهذا يعني بشكل أساسي أن مستخدمي Microsoft Teams المجانيين وأنواع التراخيص المستبعدة لا يمكنهم الوصول إلى الميزة.

تتمتع المنظمات التي لديها التراخيص التالية بإمكانية الوصول إلى Transfers في Teams: Office 365 E1 و Office 365 A1 و Office 365 / Microsoft 365 A3 و Office 365 / Microsoft 365 A5 و Microsoft 365 F1 و Office 365 / Microsoft 365 F3 و Microsoft 365 Business Basic ، Microsoft 365 Business Standard و Microsoft 365 Business Premium SKU.

مستخدمو GCC و GCC-High و DoD غير مؤهلين لاستخدام هذه الميزة.

يجب أيضًا تمكين النسخ للمؤسسة بواسطة مسؤول تكنولوجيا المعلومات. إذا لم تتمكن من العثور على خيار تحويل الصوت إلى نص ، فسيتعين عليك الاتصال بالمسؤول.

تمكين النسخ لمؤسستك

إذا كنت مسؤول تكنولوجيا المعلومات لمؤسستك ، فانتقل إلى مركز إدارة Teams.

يمكن لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة تمكين النسخ للجميع عن طريق تضمينه في السياسة العامة أو الأشخاص الانتقائيين من خلال وجود سياسات مختلفة لمستخدمين مختلفين.

من لوحة التنقل على اليسار ، انقر على خيار "الاجتماعات".

قليل من الخيارات سوف تتوسع تحتها. حدد "سياسات الاجتماع" من هذه.

لتمكين الخيار للمؤسسة بأكملها ، انقر فوق الخيار أو "عام (افتراضي على مستوى المؤسسة)".

مرر لأسفل إلى قسم "الصوت والفيديو". بعد ذلك ، تأكد من تشغيل خيار "السماح بالنسخ".

لتمكينه بشكل انتقائي ، لديك خياران. يمكنك إما تشغيلها للمؤسسة بأكملها ، ثم إنشاء سياسة مخصصة حيث لا يتم تمكين خيار النسخ وتعيين السياسة للمستخدمين الذين لا تريدهم للوصول إلى الميزة. أو يمكنك الذهاب في الاتجاه المعاكس تمامًا ، حيث لا يتم تمكين الخيار عالميًا ، ولكن فقط في السياسة المخصصة ويمكنك تعيينه إلى المستخدمين الذين تريد أن يكونوا قادرين على الوصول إلى الميزة.

لإنشاء سياسة اجتماع جديدة ، انتقل إلى صفحة "سياسات الاجتماع" وانقر على الزر "إضافة".

قم بتسمية السياسة وتكوينها بالطريقة التي تريدها. انقر فوق الزر "حفظ".

لتعيين السياسة للمستخدمين ، حددها وانقر فوق الزر "إدارة المستخدمين".

ستظهر لوحة على اليمين. ابحث عن المستخدمين الذين تريد تعيين السياسة لهم وانقر فوق الزر "تطبيق".

يمكنك أيضًا تعيين سياسات لأي مجموعة من المستخدمين في مؤسستك.

استخدام ميزة النسخ في الاجتماعات

يعد استخدام الميزة في الاجتماعات بمثابة نزهة في الحديقة. لكن تذكر أنه يمكنك فقط نسخ الاجتماعات المجدولة. ابدأ أو انضم إلى الاجتماع المجدول من حدث التقويم الخاص بك.

يمكن لمنظم الاجتماع والأشخاص من نفس المستأجر بدء التدوين. لا يمكن للضيوف والأشخاص من مستأجر آخر والمستخدمين المجهولين (الأشخاص الذين لا يريدون الكشف عن هويتهم في النسخ) بدء النسخ في اجتماع.

لبدء النسخ ، انتقل إلى "مزيد من الإجراءات" من شريط أدوات الاجتماع.

ثم حدد "بدء النسخ" من الخيارات.

سترى إشعارًا بأن النسخ قد بدأ ، ويجب أن تخبر الجميع أنه يتم نسخها. لكن المشاركين الآخرين سيرون أيضًا إشعارًا بأن الاجتماع قد تم تدوينه. ومع ذلك ، يجب إبلاغ الجميع على سبيل المجاملة للمشاركين الذين انضموا من الهاتف.

ستظهر لوحة النسخ على اليمين. سيتضمن النص أيضًا اسم المستخدم وأيقونة الملف الشخصي للمشارك بالإضافة إلى الطابع الزمني.

يمكن لجميع المشاركين في الاجتماع إظهار أو إخفاء لوحة النص في أي وقت. انقر فوق الزر "إغلاق" على اللوحة لإخفائه.

يمكنك أيضًا الانتقال إلى قائمة المزيد من الإجراءات وتحديد "إخفاء النص" من هناك.

لإظهار اللوحة ، حدد "إظهار النص" من قائمة "المزيد من الإجراءات".

يمكن لمنظم الاجتماع والمقدمين إيقاف النسخ وإعادة تشغيله في أي وقت أثناء الاجتماع. لإيقاف النسخ ، انتقل إلى قائمة "المزيد من الإجراءات" وحدد "إيقاف النسخ".

سيتلقى الجميع إشعارًا بأنك توقفت عن النسخ. سيتوقف النسخ تلقائيًا عندما يغادر الجميع الاجتماع.

تحميل ومشاركة النسخ

محاضر الاجتماع متاحة للتنزيل تلقائيًا بعد الاجتماع في حدث التقويم. انتقل إلى "التقويم" من لوحة التنقل على اليسار.

بعد ذلك ، افتح الحدث للاجتماع المجدول.

ستحتوي صفحة الاجتماع على علامة تبويب إضافية في الأعلى: "التسجيلات والنصوص".

سيكون النص بأكمله متاحًا للعرض هناك. لتنزيله ، انقر فوق زر التنزيل.

يمكنك تنزيل النسخة كملف .vtt (تنسيق شائع للنصوص) أو ملف docx (مستند Word).

النسخ الصوتية متاحة للتنزيل من حسابات المشاركين حتى يحذفها منظم الاجتماع.

لا يمكن للمشاركين عبر الأجهزة المحمولة رؤية النسخ على تطبيق الهاتف المحمول. لجعله في متناول المشاركين من الأجهزة المحمولة ، قم بتنزيل الملف وتحميله للدردشة. انتقل إلى محادثة الاجتماع وانقر على الزر "إرفاق" لتحميل الملف.

يمكن للمشاركين عبر الأجهزة المحمولة بعد ذلك العثور على الملف في الدردشة.

إخفاء هويتك في النسخ

يمكن للفرق التعرف على الشخص المتحدث ، وتتضمن تدوينات الاجتماع تلقائيًا اسم المستخدم واسم الشخص. إذا كنت ترغب في عدم الكشف عن هويتك في النسخ ، يمكنك إخفاء هويتك. لكن عليك القيام بذلك قبل الاجتماع.

انقر فوق رمز "الإعدادات والمزيد" (قائمة من ثلاث نقاط) بجوار أيقونة ملفك الشخصي في شريط العنوان. ثم حدد "الإعدادات" من القائمة.

سيتم فتح الإعدادات. من قائمة التنقل على اليسار ، انتقل إلى "التسميات التوضيحية والنصوص".

بعد ذلك ، أوقف تشغيل مفتاح التبديل لـ "تحديد هويتي تلقائيًا في التسميات التوضيحية والنصوص".

تعد النسخ ميزة رائعة ومن المؤكد أن Microsoft Teams تجعلها سهلة الاستخدام. لذلك في المرة القادمة التي تريد فيها تدوين ملاحظات الاجتماع أو جعل محتوى الاجتماع متاحًا للجميع ، يمكنك نسخ الاجتماع بأكمله.