في Excel ، من السهل جدًا تقسيم الأسماء الأولى والمتوسطة والأخيرة التي تظهر في نفس العمود إلى أعمدة منفصلة باستخدام طرق مختلفة.
لنفترض أنك تلقيت قائمة جهات اتصال تحتوي على جميع الأسماء المدرجة بأسماء كاملة في عمود واحد ، ومن المحتمل أنك ستحتاج إلى فصل الأسماء الأولى والمتوسطة والأخيرة ، وتقسيمها إلى أعمدة منفصلة. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك استخدامها لفصل الأسماء - باستخدام ميزة Text to Columns والتعبئة Flash والصيغ.
في Excel ، من السهل حقًا تقسيم الأسماء من عمود واحد إلى عمودين أو أكثر. في هذه المقالة سوف نوضح لك كيفية تقسيم الأسماء إلى أعمدة مختلفة بطريقة التفوق باستخدام طرق مختلفة.
كيفية تقسيم الأسماء في Excel
هناك ثلاث طرق سهلة لتقسيم الأسماء في Excel. بناءً على بنية البيانات وما إذا كنت تريد أن تكون الأسماء المقسمة ثابتة أو ديناميكية ، اختر إحدى الطرق التالية:
- تقسيم الأسماء باستخدام ميزة Text to Columns
- افصل بين الأسماء باستخدام الصيغ
- أسماء منفصلة باستخدام Flash Fill
فصل الأسماء باستخدام معالج النص إلى العمود
يعد معالج النص إلى العمود أحد أكثر الطرق شيوعًا للفصل بين الاسمين الأول والأخير في Excel وكذلك الأسماء الوسطى. تأكد من وجود أعمدة فارغة بجوار الأسماء التي ستقوم بتقسيمها لأن الأسماء الكاملة سيتم تقسيمها إلى أعمدة منفصلة.
على سبيل المثال ، لديك مجموعة البيانات أدناه بأسماء كاملة وتريد تقسيم / فصل الاسمين الأول والأخير وتخزينهما في خلايا منفصلة.
أولاً ، قم بتمييز عمود الأسماء الكاملة الذي تريد فصله. بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وانقر على الخيار "نص إلى أعمدة" في قسم "أدوات البيانات".
سيتم فتح معالج تحويل النص إلى أعمدة. في الخطوة الأولى من المعالج ، حدد الخيار "محدد" وانقر على "التالي".
في الخطوة 2 من 3 من معالج تحويل النص إلى الأعمدة ، حدد المحدد الذي يفصل بين بياناتك ، وأزل أي علامات اختيار أخرى ، وانقر على "التالي". في حالتنا ، يفصل "مسافة" بين الاسم الأول واسم العائلة ، لذلك نختار هذا المحدد.
يوضح قسم معاينة البيانات أدناه في النافذة كيفية تحليل الأسماء الخاصة بك.
في الخطوة 3 من 3 ، حدد تنسيق البيانات والوجهة وانقر على "إنهاء".
عادةً ، سيعمل "عام" الافتراضي بشكل جيد مع معظم أنواع البيانات. في حقل "الوجهة" ، حدد الموقع الذي تريد عرض الإخراج فيه. يجب عليك تحديد عنوان الخلية الأولى في العمود حيث تريد النتائج (B2 ، في حالتنا).
تذكر ، إذا لم تحدد الخلية الوجهة ، فسيقوم المعالج بالكتابة فوق البيانات الأصلية ، لذا تأكد من اختيار عمود فارغ.
بمجرد النقر فوق الزر "إنهاء" ، سيفصل على الفور الأسماء الكاملة إلى عمودين منفصلين (الاسم الأول واسم العائلة).
اتبع نفس الخطوات إذا كان لديك الاسم الأول والأوسط والأخير ، وسيتم تقسيم الأسماء الخاصة بك إلى ثلاثة أعمدة بدلاً من عمودين.
ملحوظة: نتيجة هذه الطريقة ثابتة. هذا يعني أنه إذا قمت بتغيير الاسم الأصلي ، فستحتاج إلى القيام بذلك مرة أخرى لتقسيم الأسماء.
الأسماء المقسمة مفصولة بفواصل
إذا تم الفصل بين الاسمين الأول والأخير بفاصلات ، فاتبع الخطوات التالية لإزالة الفاصلة وتقسيم الاسمين الأول والأخير.
في المثال التالي ، يتم تنسيق الأسماء بتنسيق عكسي (اسم العائلة ، الاسم الأول) ، حيث يأتي اسم العائلة أولاً متبوعًا بفاصلة ، ثم يتبعها الاسم الأول.
حدد الأسماء وانتقل إلى البيانات -> نص إلى عمود. في الخطوة 1 ، اختر "محدد" وانقر على "التالي". في الخطوة 2 ، ضمن المحددات ، حدد "فاصلة" (،) كمحدد لأن الأسماء مفصولة بفاصلة.
في الخطوة الأخيرة ، اختر تنسيق البيانات كـ "عام" ، وحدد الوجهة ، ثم انقر على "إنهاء".
الآن ، سيكون لديك أسماء في أعمدة منفصلة.
أسماء منفصلة باستخدام الصيغ
معالج النص إلى أعمدة سريع وسهل لفصل الأسماء. ومع ذلك ، إذا كنت تريد تحرير الأسماء الأصلية وتريد طريقة ديناميكية يتم تحديثها تلقائيًا في كل مرة تقوم فيها بتغيير الأسماء ، فإن تقسيم الأسماء باستخدام الصيغ هو الخيار الصحيح. يمكنك استخدام الدالات LEFT و RIGHT و MID و LEN و SEARCH أو FIND لفصل الأسماء.
افصل بين الاسم الأول واسم العائلة في Excel باستخدام الصيغ
احصل على الاسم الأول
لنفترض أن لديك مجموعة البيانات أدناه وتريد فصل الاسم الأول في خلية منفصلة. تحتاج إلى دمج الدالتين FIND و LEFT في صيغة واحدة للحصول على الاسم الأول.
استخدم الصيغة التالية للحصول على الاسم الأول:
= LEFT (A2، FIND (""، A2) -1)تستخدم هذه الصيغة الدالة FIND للعثور على موضع حرف المسافة ("") بين الاسم الأول والاسم الأخير وتطرح 1 لاستبعاد المسافة نفسها. يتم بعد ذلك توفير هذا الرقم للدالة LEFT ، والتي تستخدم رقم الموضع هذا لاستخراج كل النص قبله. يمكنك أيضًا استخدام وظيفة البحث بدلاً من وظيفة البحث.
بعد إدخال الصيغة في خلية فارغة (B2) ، اسحب مقبض التعبئة لأسفل إلى خلايا أخرى لتطبيق هذه الصيغة ، وتم تقسيم جميع الأسماء الأولى إلى العمود B كما هو موضح أدناه:
يمكنك إما تداخل الدالتين SEARCH و FIND داخل الدالة LEFT لاستخراج الاسم الأول. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين الوظيفتين في أن FIND حساسة لحالة الأحرف ، بينما يعد SEARCH حساسًا لحالة الأحرف.
إذا كانت لديك فاصلة (،) بدلاً من المسافة بين الاسم الأول والأخير ، فاستخدم الفاصلة كأول وسيطة في دالة FIND:
= LEFT (A2، FIND ("،"، A2) -1)احصل على الاسم الأخير
الآن إذا كنت بحاجة إلى استخراج الاسم الأخير ، فاستخدم الدالة RIGHT. ستستخرج الصيغة التالية الاسم الأخير من نفس مجموعة البيانات:
= RIGHT (A2، LEN (A2) -FIND (""، A2))تعثر الصيغة أولاً على موضع حرف المسافة ، وطرح هذا الرقم من الطول الإجمالي للسلسلة (الذي يتم إرجاعه بواسطة دالة LEN) ، ثم يتم توفير هذا الرقم للدالة RIGHT لاستخراج العديد من الأحرف من نهاية السلسلة (اسم).
افصل بين الاسم الأول والوسط واسم العائلة في Excel باستخدام الصيغ
يحتاج تقسيم الأسماء التي تتضمن اسمًا وسطًا إلى صيغ مختلفة ، اعتمادًا على تنسيق الاسم لديك.
للحصول على الاسم الاول عندما يكون لديك اسم متوسط أو حرف أولي متوسط ، استخدم نفس صيغة LEFT FIND التي تعرفها بالفعل.
احصل على الاسم الأخير
تعمل صيغة RIGHT FIND الموضحة أعلاه بشكل جيد عندما يكون هناك فقط الاسم الأول والأخير ، ولن تكون ذات فائدة كبيرة في حالة احتواء الأسماء الأصلية على اسم متوسط أو الحرف الأول الأوسط. هذا لأنك لم تأخذ في الحسبان حرفين مسافات في الاسم.
للحصول على الاسم الأخير عندما يكون لديك اسم متوسط أيضًا ، استخدم هذه الصيغة:
= RIGHT (A2، LEN (A2) -SEARCH (""، A2، SEARCH (""، A2،1) +1))لاستخراج الاسم الأخير ، حدد أولاً موضع حرف المسافة الثاني باستخدام وظائف SEARCH المتداخلة ، أضف 1 إلى SEARCH ("" ، A2،1) لبدء الاستخراج بالحرف التالي. بعد ذلك ، اطرح موضع المسافة الثانية من إجمالي طول السلسلة ، واحصل على طول الاسم الأخير كرقم نتيجة. ثم أعط هذا الرقم الناتج للدالة RIGHT لاستخراج عدد الأحرف من نهاية السلسلة.
احصل على الاسم الأوسط
تستخدم الدالة MID ثلاث وسيطات ، تحدد الوسيطة الأولى النص أو عنوان الخلية ، وتحدد الوسيطة الثانية موضع البداية ، وتخبر الوسيطة الأخيرة عدد الأحرف لاستخراج الاسم الأوسط من هذا الموضع.
النحو:
= MID (text، start_num، num_chars)للحصول على الاسم الأوسط ، أدخل هذه الصيغة في خلية فارغة:
= MID (A2، SEARCH (""، A2) + 1، SEARCH (""، A2، SEARCH (""، A2) +1) -SEARCH (""، A2) -1)لنرى كيف تعمل هذه الصيغة المعقدة:
لاستخراج الاسم الأوسط أو الاسم الأوسط ، تحتاج إلى تحديد موضع كلا الفراغين في الاسم الكامل. للعثور على موضع أول حرف مسافة ، أدخل هذا SEARCH (""، A2) تعمل في الوسيطة "start_num" وأضف 1 لبدء الاستخراج من الحرف التالي.
ثم ، لمعرفة طول الاسم الأوسط ضع هذا SEARCH (""، A2، SEARCH (""، A2) +1) -SEARCH (""، A2) -1 وظيفة متداخلة في وسيطة "num_chars" ، والتي تطرح موضع المسافة الأولى من موضع المسافة الثانية ، وتطرح 1 من النتيجة لإزالة مسافة لاحقة. ستخبرك النتيجة النهائية بعدد الأحرف المراد استخلاصها.
الآن ، وظيفة MID مع موضع البداية للاسم الأوسط وأرقام الأحرف لاستخراجها تفصل الاسم الأوسط من الاسم الكامل (A2).
أسماء منفصلة في Excel باستخدام التعبئة الفلاش
يتم استخدام تعبئة الفلاش في الغالب لتعبئة البيانات تلقائيًا بنمط معين. يمكن استخدامه أيضًا لتقسيم الأسماء. يتوفر فقط في Excel 2013 و 2016 و 2019 و 365.
لنفترض أن لديك مجموعة البيانات أدناه وتريد الحصول على الأسماء الأولى فقط من الأسماء الكاملة.
في الخلية المجاورة للاسم الأصلي ، اكتب الاسم الأول. في هذه الحالة ، اكتب "Steve" في الخلية B2.
ثم ابدأ في كتابة الاسم الأول في الخلية الثانية من العمود. أثناء الكتابة ، إذا استشعر Excel وجود نمط ، فسيعرض لك Flash Fill قائمة بالاسم الأول في الخلايا الأخرى تلقائيًا (باللون الرمادي).
عندما ترى قائمة الأسماء باللون الرمادي وإذا كانت هذه الأسماء صحيحة ، فما عليك سوى الضغط على مفتاح "Enter" وسيقوم Flash Fill تلقائيًا بملء بقية العمود بالأسماء الأولى.
اتبع نفس الإجراء لفصل الأسماء الأخيرة في عمود منفصل.
النتائج:
يعمل Flash Fill عن طريق اكتشاف نمط في تلك البيانات واتباع هذا النمط أثناء إعطائك البيانات المعدلة. في البداية ، عند إدخال الاسم الأول في الخلية الأولى ، لا يتعرف Flash Fill على النمط. ولكن عندما تبدأ في كتابة الاسم الأول مرة أخرى في الخلية الثانية ، يتعرف Flash Fill على النمط ويعرض لك اقتراح تقسيم الأسماء الأولى. بعد ذلك ، ما عليك سوى الضغط على مفتاح "Enter".
بشكل عام ، يتم تمكين ميزة Flash Fill افتراضيًا. إذا لم يعمل في Excel ، بعد كتابة الاسم الأول في الخلية الأولى ، يمكنك ببساطة تحديد الخلية الثانية والنقر فوق الزر "تعبئة فلاش" من مجموعة أدوات البيانات في علامة التبويب "البيانات".
بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الضغط على "Ctrl" + "E" للحصول على نفس النتائج.
الآن ، سيتم ملء باقي الخلايا بالأسماء الأولى.
في بعض الأحيان ، قد لا ترى اقتراح النمط باللون الرمادي ، وفي هذه الحالة ، يمكنك استخدام مقبض التعبئة للحصول على نتيجة Flash Fill.
أولاً ، اكتب الأسماء يدويًا في خليتين وحدد هاتين الخليتين. بعد ذلك ، مرر المؤشر على الزاوية اليمنى السفلية من التحديد. ستلاحظ أن المؤشر يتغير من مربع أخضر صغير (رمز الحشو) إلى رمز زائد.
بعد ذلك ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق رمز الجمع هذا. هذا سوف يملأ بقية الخلايا. في هذه المرحلة ، النتائج غير صحيحة ، وسترى أن كلا الاسمين الأول يتكرر مرارًا وتكرارًا. بعد ذلك ، في الزاوية اليمنى السفلية للبيانات الناتجة ، سترى أيقونة تعبئة تلقائية صغيرة كما هو موضح أدناه. انقر فوق رمز "الملء التلقائي" وحدد "Flash Fill".
سيؤدي هذا إلى ملء الأسماء الأولى في جميع الخلايا:
إزالة الاسم الأوسط
يمكنك أيضًا استخدام أداة Flash Fill للتخلص من الاسم الأوسط من الاسم الكامل.
على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك مجموعة البيانات أدناه وتريد الحصول على الاسم الأول والاسم الأخير فقط بدون الاسم الأوسط أو الحرف الأول من الاسم الأوسط.
للحصول على الأسماء بدون الاسم الأوسط أو الحرف الأول الأوسط ، اكتب يدويًا "Lord Stark" في الخلية المجاورة. ثم ، في الخلية المجاورة الثانية ، اكتب "Daenerys Targaryen". أثناء الكتابة ، سيتعرف Flash Fill على نمط وسيظهر لك قائمة بالأسماء بدون أسماء وسطى (باللون الرمادي).
إذا كان الاقتراح صحيحًا ، فاضغط على مفتاح "Enter" وسيقوم Flash Fill تلقائيًا بملء بقية الخلايا بالأسماء بدون الاسم الأوسط.
إذا كنت ترغب في الحصول على الأسماء الوسطى فقط بدون الأسماء الأولى والأخيرة ، فأدخل الاسم الأوسط في أول خليتين واستخدم أداة Flash Fill للحصول على الأسماء الوسطى من جميع الأسماء الكاملة في عمود.
يوضح هذا البرنامج التعليمي كيفية فصل الأسماء أثناء معالجة البيانات النصية. يمكن أن تكون هذه الطرق مفيدة أيضًا عند التعامل مع أشكال أخرى من البيانات مثل العناوين وأسماء المنتجات وأسماء العلامات التجارية وما إلى ذلك.