احتفظ بغرف انتظار في اجتماعاتك للحفاظ عليها آمنة وخالية من الإزعاج
تعتبر غرف الانتظار ميزة مرغوبة للغاية في النظام البيئي للمؤتمرات الافتراضية. إنهم يحمون اجتماعاتك من أي حوادث أمنية مثل سقوط الأشخاص غير المرغوب فيهم وتعطيل الاجتماع بأكمله. أصبح مدى الكارثة التي يمكن أن تتضح تمامًا في وقت سابق من هذا العام في شكل Zoombombings.
منذ ذلك الحين ، أدرك جميع مضيفي الاجتماعات ، سواء كانوا يستضيفون اجتماعات أو فصولًا مهنية ، أهمية غرفة الانتظار.
ما هي غرفة الانتظار؟
تعد غرفة الانتظار في النظام البيئي للاجتماعات الافتراضية مخزنًا مؤقتًا من نوع ما. يمر جميع المشاركين في الاجتماع بذلك قبل أن يتم قبولهم في غرفة الاجتماعات. يتمتع مضيف الاجتماع بالسيطرة الكاملة على من يمكنه قبوله في الاجتماع. بهذه الطريقة ، لا يمكن لأي ضيف غير مدعو الحضور إلى الاجتماع. كما ترى ، فهي وظيفية للغاية وضرورية لحماية اجتماعاتك.
كيفية استخدام غرفة الانتظار في Webex
يطلب مستخدمو Webex غرفة انتظار أو مجموعة ضغط في الاجتماعات إلى الأبد حيث يمكن للمشاركين الانتظار قبل الانضمام إلى الاجتماع. في السابق ، كان من الممكن أن يكون لديك غرفة انتظار في غرف الاجتماعات الشخصية ، ولكن ليس في الاجتماعات المجدولة. لكن الإصدار 40.9 من Webex Meeting قد غير ذلك.
كيفية استخدام غرفة الانتظار في غرفة الاجتماعات الشخصية
لكل مستخدم Webex غرفة اجتماعات شخصية في Webex بها ارتباط قابل للتخصيص ولا تنتهي صلاحيته أبدًا. إنه فريد لك وحدك ومتوفر دائمًا ؛ لست مضطرًا إلى حجزه مسبقًا لاستخدامه. تُعقد جميع الاجتماعات غير المخطط لها في Webex في غرفة الاجتماعات الشخصية هذه.
الآن ، بشكل افتراضي ، لا تحتوي الاجتماعات في غرفة شخصية على غرفة انتظار أيضًا. ولكن يمكنك تكوين الإعدادات للحصول على واحد. Webex لديه خيار قفل الاجتماعات. عندما يتم قفل الاجتماع ، يدخل أي مشارك يحاول الانضمام إلى الردهة بدلاً من ذلك. يمكن للمضيف بعد ذلك السماح لهم بالدخول إذا أرادوا ذلك.
لقفل اجتماع غرفة شخصي ، انتقل إلى شريط أدوات الاجتماع وانقر على أيقونة "المزيد من الخيارات" (قائمة ثلاثية النقاط).
ثم قم بتشغيل زر التبديل لخيار "قفل الاجتماع" من القائمة.
سيتعين على أي مشارك ينضم بعد قفل الاجتماع الانتظار في الردهة. ستتلقى إشعارًا على شاشتك بوجود مشاركين ينتظرون في الردهة. انقر فوقه لعرض القائمة.
يمكنك قبولهم جميعًا بنقرة واحدة عن طريق تحديدهم جميعًا ، أو قبول المشاركين الذين تريد السماح لهم فقط بالدخول. حدد المشاركين ، وانقر فوق الزر "قبول".
الآن ، سيتعين عليك القيام بذلك في كل اجتماع غرفة شخصية تريد قفله. ولكن بالنظر إلى أنك ستكون أول شخص في الاجتماع لأنه أمر مرتجل ، فهذه ليست مشكلة كبيرة. هذا الحل مثالي للأشخاص الذين قد لا يريدون غرفة انتظار في كل اجتماع.
ولكن بالنسبة للأشخاص الذين يريدون وظيفة غرفة الانتظار بشكل افتراضي في جميع الاجتماعات ، هناك طريقة أخرى. يؤدي تكوين هذا الإعداد الصغير إلى تأمين كل اجتماع غرفة شخصي تلقائيًا بمجرد أن يبدأ.
انتقل إلى webex.com وقم بتسجيل الدخول إلى مساحة اجتماعات Webex الخاصة بك. من قائمة التنقل على اليسار ، انقر فوق "تفضيلات".
ثم انتقل إلى "غرفتي الشخصية".
ستفتح إعدادات غرفتك الشخصية. مرر لأسفل إلى إعداد "القفل التلقائي". ثم انقر فوق مربع الاختيار الموجود بجانبه لتحديده.
عند تحديده ، ستصبح القائمة المنسدلة للوقت قابلة للنقر. اضغط عليها واختر "0" من الخيارات.
ثم انقر فوق الزر "حفظ".
الآن ستحتوي جميع غرف الاجتماعات الشخصية الخاصة بك على غرفة انتظار بشكل افتراضي.
ملحوظة: لتتمكن من قبول أشخاص من الردهة في اجتماع مغلق ، يجب أن تستخدم تطبيق Webex Meetings لسطح المكتب أو تطبيق Webex Teams لسطح المكتب أو غرفة أو جهاز مكتب Cisco Webex مسجّل على السحابة. وإلا فلن تتمكن من قبول الأشخاص بدون فتح الاجتماع.
كيفية استخدام غرفة الانتظار مع اجتماع مجدول
بالنسبة للاجتماعات المجدولة ، يعد وجود غرفة انتظار أمرًا مهمًا بشكل خاص. إذا وصل المشاركون الآخرون قبل المضيف ، فيجب أن يكونوا في غرفة الانتظار حيث يمكن للمضيف السماح لهم بالدخول.
لكن في السابق ، لم يكن بإمكانك الحصول على وظيفة غرفة الانتظار هذه في اجتماع مجدول على Webex. لم يتمكن أي مشارك وصل قبل المضيف من الانضمام إلى الاجتماع على الإطلاق إذا كان الاجتماع مغلقًا. كان عليهم التحديث ومحاولة إعادة الانضمام إلى الاجتماع بعد وصول المضيف. كما يمكنك أن تتخيل ، هذا ليس بديهيًا على الإطلاق. كيف يعرف المشارك وصول المضيف في الاجتماع؟
ولكن بدءًا من Webex 40.9 وما بعده ، يمكنك الحصول على غرفة انتظار للضيوف في الاجتماعات المجدولة. الضيوف هم مستخدمون إما لم يسجلوا الدخول إلى حسابات Webex الخاصة بهم أو مستخدمون خارجيون ليس لديهم حساب Webex على موقعك. لذلك سيتعين على أي ضيف يصل قبل المضيف الانتظار في غرفة الاجتماعات. لكن أي أعضاء منظمة يصلون قبل المضيف سيتمكنون من الانضمام مباشرة.
انتقل إلى webex.com وقم بتسجيل الدخول إلى مساحة الاجتماع الخاصة بك. بعد ذلك ، انتقل إلى "الاجتماعات" من قائمة التنقل على اليسار.
انقر فوق الزر "جدولة" لجدولة اجتماع جديد.
أو يمكنك أيضًا تعديل اجتماع مجدول مسبقًا باستخدام الإعدادات الجديدة. افتح الاجتماع ، وانقر فوق الزر "تعديل".
بعد ذلك ، بعد جدولة الاجتماع كما تفعل ، مرر لأسفل وانقر على "إظهار الخيارات المتقدمة".
سيتم توسيع بعض الخيارات تحتها. انقر فوق "خيارات الجدولة".
في خيارات الجدولة ، انتقل إلى "اجتماعات غير مؤمنة". يتم تعيين الإعداد الافتراضي لهذا الخيار على "يمكن للضيوف الانضمام إلى الاجتماع". انقر فوق زر الاختيار "ينتظر الضيوف في الردهة حتى يقرهم المضيف" لتحديده.
الآن ، تمامًا كما هو الحال مع إعدادات غرفة الاجتماعات الشخصية ، سترى خيار "القفل التلقائي". قد يقودك ذلك إلى التساؤل عن سبب عدم قدرتك على قفل الاجتماع لتمكين غرفة الانتظار مثل غرف الاجتماعات الشخصية.
لن يؤدي مجرد قفل الاجتماع دون تمكين الإعداد السابق إلى إنشاء غرفة انتظار للضيوف الذين يصلون قبل المضيف. وبدلاً من ذلك ، كانوا يدخلون الاجتماع مباشرةً. لذا فإن تمكين الخيار السابق مهم. ولكن من المهم أيضًا أن تتذكر أنه لا يؤدي إلا إلى إنشاء غرفة انتظار حتى تنضم إلى الاجتماع. لإنشاء غرفة انتظار لما بعد ، تحتاج إلى قفل الاجتماع.
الآن ، يمكنك تمكين "القفل التلقائي" أثناء جدولة الاجتماع ، أو يمكنك قفل الاجتماع من شريط أدوات الاجتماع بعد انضمامك إلى الاجتماع ؛ الأمر متروك لك تمامًا. بمجرد إغلاق الاجتماع ، سيتعين على جميع المشاركين والضيوف وأعضاء المنظمة على حد سواء المرور عبر غرفة الانتظار.
أخيرًا ، انقر فوق الزر "حفظ" أو "جدولة".
بالنسبة إلى الاجتماعات المجدولة ، لا يوجد خيار عام من شأنه إنشاء غرفة انتظار لكل اجتماع. سيتعين عليك تنفيذ هذه الخطوات لكل اجتماع تحدده.
تعد غرف الانتظار في الاجتماع الافتراضي مهمة للغاية لتجنب أي حوادث مؤسفة. وعلى الرغم من أنه يمكنك الحصول على غرفة انتظار في اجتماعات Webex ، إلا أن الآليات ليست بهذه البساطة والوضوح. ولكن بمجرد أن تعرف كيفية القيام بذلك ، يمكنك التأكد من أن اجتماعاتك آمنة كما ينبغي.