كيفية استخدام إعدادات حالة Microsoft Teams

استخدم إعدادات الحالة في Microsoft Teams للسماح لفريقك بمعرفة ما إذا كنت متاحًا أم لا

أصبح Microsoft Teams أحد أشهر تطبيقات Workstream Collaboration. وبالنسبة للمؤسسات التي تستخدمها ، فهي الآن الطريقة الأساسية للتواصل بين أعضاء الفريق الذين يتجاوزون البريد الإلكتروني. وهي محقة في ذلك. لدى Microsoft Teams الكثير من الأدوات لجعل التواصل والتعاون أكثر فعالية وإنتاجية من الوسائل التقليدية.

حتى عندما تعمل من المنزل ولا تتواجد في نفس المساحة المادية ، هناك الكثير من الأدوات لتجنب فرص سوء التواصل والحفاظ على الإنتاجية. إحدى هذه الأدوات التي ربما كنت تتجاهلها ولكن يجب أن تبدأ في الانتباه إليها هي إعدادات الحالة المختلفة المتوفرة في Microsoft Teams وجميع الطرق التي يمكنك استخدامها.

ما هي إعدادات الحالة المتوفرة في Microsoft Teams

هناك نوعان من إعدادات الحالة المتاحة تحت تصرفك في Teams - حالة وجود المستخدم والحالة المخصصة.

ما هي حالة وجود المستخدم

حالة وجود المستخدم هي جزء من ملف التعريف الخاص بك في Microsoft Teams (وأيضًا عبر Microsoft 365) الذي يتيح للمستخدمين الآخرين معرفة حالة التوفر الخاصة بك. تظهر كنقطة صغيرة باللون الأخضر / الأحمر / الأصفر / الرمادي بجوار صورة ملفك الشخصي.

بنظرة واحدة على الحالة وسيدرك الأعضاء الآخرون في فريقك ما إذا كنت متصلاً بالإنترنت أم لا ، في اجتماع ، ولا ينبغي إزعاجك ، وما إلى ذلك. ستحصل على الجوهر. بالمعنى الدقيق للكلمة ، من المفترض السماح للآخرين بمعرفة الحالة العامة لتوافرك.

ما هي الحالة المخصصة

بخلاف حالة تواجد المستخدم ، هناك أيضًا حالة مخصصة في Microsoft Teams يمكنك استخدامها لإعلام الآخرين بالظروف الدقيقة لتوافرك. حيث يمكن لحالة تواجد المستخدم أن تخبر شخصًا ما بأنك بعيد عن المكتب فقط ، يمكن للحالة المخصصة أن تخبرنا بالضبط عن الأسباب الكامنة وراء هذه الحالة ، مثل إخبار شخص ما أنك بعيدًا لتناول الغداء وستعود في غضون ساعة.

إنها رسالة مخصصة صغيرة يمكنك عرضها لفترة وجيزة من الزمن. يمكن للمستخدمين الآخرين رؤيته عندما يحومون فوق صورة ملفك الشخصي. وينبثق أيضًا عندما يرسل لك شخص ما رسالة عبر الدردشة الشخصية أو @ إشارات إليك إذا كنت ترغب في ذلك.

استخدام إعدادات الحالة في Microsoft Teams

يعد تعيين حالتك في Microsoft Teams للإشارة إلى توفرك للمستخدمين الآخرين أمرًا سهلاً إلى حد ما.

تحديد حالة حضورك

ربما لاحظت أنه على الرغم من أنك لم تغير إعدادات حالتك من قبل ، فهناك تغيير تلقائي في حالة حضورك. ذلك لأن Microsoft Teams يعرض حالتك تلقائيًا بناءً على ظروف مختلفة.

ستجد أيضًا أن بعض خيارات الحالة غير متاحة لك لتعيينها كحالتك ، ومع ذلك يمكنك رؤيتها كحالة تواجد مستخدمين آخرين. مثل "في اجتماع" ، "تقديم" ، "التركيز" ، إلخ. هذه الخيارات ليست فقط "غير متاحة" لك ، فهي غير متاحة لأي شخص لضبط نفسه. تم تكوين هذه الحالات بواسطة التطبيق ، على سبيل المثال ، تقوم Microsoft Teams بتغيير هذه الحالات. يمكن تغييرها إلى "في اجتماع" عندما تكون ، حسنًا ، في اجتماع ، أو "تقديم" عندما تشارك الشاشة في الاجتماع ، وما إلى ذلك.

لكن الخيارات المتاحة لك محدودة. لتعيين حالة التواجد التي تم تكوينها بواسطة المستخدم ، انقر فوق زر ملف التعريف في شريط العنوان لتطبيق Teams.

ستظهر قائمة السياق. انتقل إلى خيار الحالة (الحالة الحالية) في القائمة.

ستظهر القائمة الفرعية مع خيارات الحالة التالية: متاح ، مشغول ، عدم الإزعاج ، كن في الخلف ، ويظهر بعيدًا. انقر فوق الحالة التي تريد عرضها. هناك أيضًا خيار "إعادة تعيين الحالة" إذا كنت تريد إعادة التواجد إلى الحالة التي تم تكوينها بواسطة التطبيق.

عندما تقوم بتعيين حالة بنفسك ، فإنها تتجاوز حالة تكوين التطبيق في معظم الحالات لأن أسبقيتها عالية. على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين الحالة على أنها "الرجاء عدم الإزعاج" ، فلن تقوم الفرق بتغييرها إلى "في اجتماع" أو "قيد الاتصال" كما تفعل عادةً.

ومع ذلك ، ليست كل التماثيل التي تم تكوينها بواسطة المستخدم هي إثبات للتجاوز. حتى إذا قمت بتعيين حالتك على "متاح" ، فإن الفرق ستلغيها إلى "بالخارج" بعد اكتشاف عدم النشاط لأكثر من خمس دقائق في معظم الأوقات.

أيضًا ، عندما تقوم بتعيين حالة بنفسك في Microsoft Teams ، فإن كل الولايات لها فترة انتهاء صلاحية افتراضية. لذا ، حتى إذا نسيت تغيير حالتك مرة أخرى ، فلن تظل في وضع "الرجاء عدم الإزعاج" أو "مشغول" إلى الأبد.

ضبط الحالة المخصصة

لتعيين رسالة حالة مخصصة ، انقر فوق زر الملف الشخصي ، ثم انتقل إلى "تعيين رسالة الحالة" من القائمة.

سيتم فتح مربع الإنشاء لرسالة الحالة. قم بتكوين الحالة التي تريد عرضها للآخرين ؛ الحد الأقصى لطول الحالة المخصصة هو 280 حرفًا. يمكنك أيضًا @ الإشارة إلى شخص ما في حالتك.

بعد إنشاء الحالة ، حدد الخيار "إظهار عندما يراسلني الأشخاص" إذا كنت تريد ذلك. عند تمكين هذا الخيار ، عندما يرسل لك شخص ما رسالة خاصة أو @ يشير إليك في القناة ، سيعرض Teams حالتك أعلى مربع الإنشاء الخاص بهم. لذلك ، لن تكون هناك فرصة في الجحيم لأنهم يفوتون حالتك ويلومونك لاحقًا لعدم الاستجابة.

يمكنك أيضًا تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية للحالة التي عند اكتمالها ، ستقوم Teams بمسح حالتك تلقائيًا. بشكل افتراضي ، سيعرض "اليوم" كخيار محدد. انقر فوقه لتوسيع القائمة المنسدلة. ثم حدد أحد الخيارات من "أبدًا" ، "ساعة واحدة" ، "4 ساعات" ، "اليوم" ، "هذا الأسبوع". يمكنك أيضًا تحديد "مخصص" لتحديد التاريخ والوقت.

الآن ، انقر على "تم" لحفظ الحالة.

سيتم تعيين حالتك المخصصة وستكون مرئية للآخرين جنبًا إلى جنب مع حالة تواجدك.

نصيحة: هناك أيضًا حالة "خارج المكتب" يمكنك تعيينها في Microsoft Teams والتي ، قصة مضحكة ، لا يمكن بالفعل تعيينها من Microsoft Teams. اقرأ كيفية تعيين خارج المكتب في Microsoft Teams في منشور المدونة المفصل هنا.

تابع حالة المستخدمين الآخرين في Microsoft Teams

بصرف النظر عن تعيين حالتك الخاصة لإبقاء الآخرين على اطلاع ، يمكنك أيضًا متابعة حالة المستخدمين الآخرين في مؤسستك. عندما تتابع حالة شخص ما ، ستتلقى إشعارًا في كل مرة يظهر فيها "متاح" أو "غير متصل". عليك أن تعترف بأن تلقي الإشعارات أفضل من الاضطرار إلى المطاردة بقلق شديد وانتظار ظهورها عبر الإنترنت عندما يكون لديك نشاط تجاري مهم.

انقر فوق زر الملف الشخصي في Microsoft Teams وانتقل إلى خيار "الإعدادات" من القائمة.

انتقل إلى "التنبيهات" من قائمة التنقل على اليسار.

ابحث عن خيار "الأشخاص" وانقر على الزر "تعديل" بجواره.

الآن ، أضف الشخص (الأشخاص) الذين تريد متابعة حالتهم وتلقي إشعارًا بشأنهم.

يمكنك إيقاف هذه الإشعارات في أي وقت من خلال النقر على الزر "إيقاف" بجوار اسم الشخص.

تعد إعدادات الحالة في Microsoft Teams أداة لا تقدر بثمن متاحة لك للتأكد من عدم وجود مجال لسوء التواصل. يمكنك أيضًا استخدام العديد من الإعدادات مثل عدم الإزعاج أو التركيز وما إلى ذلك للتأكد من أنه يمكنك التركيز على المهمة التي تقوم بها ، ولا يمكن لأحد أن يزعجك. ما زلت تتلقى رسائل من الأشخاص ، وليس الإخطارات فقط ، لذا يمكنك البقاء في منطقتك.