يسمح لك التنسيق الشرطي بتمييز البيانات المهمة وتطبيق تنسيق معين على الخلايا التي تفي بمعايير معينة.
يعد التنسيق الشرطي في Excel ميزة فعالة تسمح لك بتغيير تنسيق الخلايا بناءً على شرط (أو معيار). يساعد التنسيق الشرطي في تمييز البيانات المخزنة في جدول بيانات Excel أو التأكيد عليها أو التمييز بينها.
تستند جميع قواعد التنسيق الشرطي إلى منطق بسيط: إذا كانت الشروط صحيحة ، فسيتم تطبيق تنسيق محدد ؛ إذا كانت الشروط خاطئة ، فلن يتم تطبيق التنسيق.
يساعدك التنسيق الشرطي في تمييز البيانات المهمة في مجموعة البيانات ، والتأكيد على الحالات الشاذة ، وتصور البيانات باستخدام أشرطة البيانات والألوان ومجموعات الرموز. في هذا البرنامج التعليمي ، سنستكشف كيفية تطبيق التنسيق الشرطي لتمييز الخلايا أو نطاقات الخلايا بناءً على شرط.
كيفية تطبيق تنسيق Excel الشرطي
على سبيل المثال ، أنت مسؤول عن إدارة قائمة مخزون كبيرة بها عدة عناصر وكميتها في المخزون. وإذا كانت الكمية الموجودة في مخزون عنصر معين أقل ، دعنا نقول 50 ، فمن المهم أن تحتاج إلى الالتزام بذلك ، حتى تتمكن من إعادة تخزينها.
إذا كانت قائمة المستودع هذه تحتوي على مجموعة بيانات بمئات الصفوف ، فليس من الفعال جدًا البحث صفاً تلو الآخر لمعرفة ما إذا كان هناك أي أرقام في هذا العمود أقل من "50". هذا هو المكان الذي تصبح فيه ميزة التنسيق الشرطي سهلة الاستخدام. ببضع نقرات بالماوس ، يمكنك تمييز جميع القيم في عمود أقل من "50".
التنسيق الشرطي باستخدام قواعد الإبراز
في مثالنا ، لدينا ورقة عمل تحتوي على سجلات مبيعات بعض المنتجات. نريد أن نبرز المبلغ الذي يقل عن 500 في المبيعات.
للقيام بذلك ، حدد أولاً نطاق الخلايا الذي تريد تطبيق قاعدة (شرط) عليه. في مثالنا ، نريد إبراز المبلغ الأقل من 500 في عمود "المبلغ" ، لذلك حدد العمود د. يمكنك تمييز القيم في نطاق من الخلايا أو نطاقات خلايا متعددة ، أو حتى ورقة كاملة.
ثم انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" وانقر على "تنسيق شرطي". حدد "قواعد الخلايا المميزة" من القائمة المنسدلة وبما أننا نريد العثور على أقل من 500 قيمة ، انقر فوق الخيار "أقل من". يقدم Excel سبع قواعد تمييز محددة مسبقًا. يمكنك استخدام أي منها لتمييز البيانات.
بعد ذلك ، سيظهر مربع حوار "أقل من". في ذلك ، أدخل "500" في مربع "تنسيق الخلايا الأقل من" وحدد التنسيق للتمييز في القائمة المنسدلة المجاورة له.
الآن ، سيتم تمييز الخلايا التي تحتوي على أقل من 500 في قيمها في التنسيق المختار.
دعونا نرى كيفية تمييز القيم التي تحتوي على سلسلة نصية معينة. في المثال التالي ، نريد تسليط الضوء على جميع الموظفين من نيو ساوث ويلز (نيو ساوث ويلز).
للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية -> تنسيق شرطي -> تمييز قواعد الخلايا -> النص الذي يحتوي على.
يمكنك استخدام خيارات أخرى في القائمة المنسدلة الأفقية "قواعد تمييز الخلايا" لتمييز القيم المكررة أو التواريخ أو أكبر من أو تساوي أو بين القيم.
في مربع الحوار "النص الذي يحتوي على" ، أدخل "NSW" في المربع واختر التنسيق ، وانقر فوق "موافق".
النتائج:
التنسيق الشرطي بالقواعد العلوية / السفلية
القواعد العلوية / السفلية هي قواعد تنسيق شرطي مضمنة أخرى مفيدة ومحددة مسبقًا متوفرة في Excel. تسمح لك هذه القواعد بلفت الانتباه إلى أعلى (ن) عدد من العناصر ، أو أعلى (ن) رقم في المائة ، أو أسفل (ن) عدد من العناصر ، أو أسفل (ن) رقم النسبة المئوية ، أو قيم الخلية الموجودة أعلاه متوسط أو أقل من المتوسط.
لنفترض أن لديك سجل علامة طالب في جدول بيانات وتريد معرفة أفضل 10 فنانين أداءً (أعلى 10 مراتب) من تلك القائمة. باستخدام التنسيق الشرطي ، يمكنك تمييز أعلى 10 علامات أو أعلى 15 علامة ، أو أي عدد (ن) من العناصر العليا. لتمييز أهم 10 عناصر في نطاق من الخلايا ، حدد أولاً النطاق (الإجمالي) في الجدول.
بعد ذلك ، انتقل إلى "التنسيق الشرطي" ، وقم بتوسيع "القواعد العلوية / السفلية" وحدد خيار "أهم 10 عناصر ..".
في مربع الحوار "أهم 10 عناصر" ، قم بتغيير عدد الرتب باستخدام أسهم صغيرة في الحقل الأيسر. إذا كنت ترغب في إبراز أفضل 20 مرتبة (علامة إجمالية) في قائمة العلامات الخاصة بك ، فقم بتعيين الرقم إلى 20. والقيمة الافتراضية هي 10 بالفعل ، لذلك نحتفظ به. اختر تنسيق الخلية في الحقل الأيمن وانقر على "موافق"
يتم تمييز أعلى 10 علامات من عمود "الإجمالي" كما هو موضح أدناه.
لنفترض أنك تريد العثور على درجات أقل من المتوسط في عمود "الاختبار 1" في ورقة العلامات نفسها. للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية -> التنسيق الشرطي -> القواعد العلوية / السفلية -> أقل من المتوسط.
يمكنك إعداد التنسيق الشرطي الخاص بك بدلاً من اختيار أحد الشروط المحددة مسبقًا. لإنشاء التنسيق الخاص بك ، حدد خيار "تنسيق مخصص" في نافذة "أقل من المتوسط".
سيتم فتح نافذة تنسيق خلايا جديدة ، وهنا يمكنك تخصيص خلايا التنسيق الخاصة بك. نحن نختار لونًا برتقاليًا لإبراز العلامات الأقل من المتوسط. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق "موافق" مرتين لرؤية النتيجة.
النتائج:
تطبيق أشرطة البيانات
أشرطة البيانات هي ببساطة أشرطة أفقية في الخلايا الخاصة بك. يتناسب حجم الشريط مع قيمة الخلية المتعلقة بقيمة الخلايا الأخرى في النطاق المحدد. وهذا يعني أن قيمة الشريط القصير منخفضة مقارنة بقيم الخلايا الأخرى ، ويعني الشريط الطويل أن القيمة عالية مقارنة بقيم الخلايا الأخرى.
أولاً ، حدد نطاق الخلايا التي تريد تصورها باستخدام أشرطة البيانات.
بعد ذلك ، انتقل إلى "التنسيق الشرطي" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، ثم وسّع "أشرطة البيانات" في القائمة المنسدلة واختر اختيارك لشريط البيانات.
يتمثل الاختلاف بين تنسيق شريط البيانات والتنسيقات الأخرى في أنه يظهر في جميع الخلايا بدلاً من تلبية شرط معين.
تطبيق مقاييس اللون
تتشابه مقاييس الألوان إلى حد كبير مع أشرطة البيانات لأن كلاهما يربط قيمة الخلية الفردية بقيمة الخلايا الأخرى في النطاق المحدد. ومع ذلك ، فإن أشرطة البيانات تصور قيمة الخلية بطول الشريط ، بينما تقوم مقاييس الألوان بذلك باستخدام التدرجات اللونية.
يستخدم كل خيار مقياس لوني نمطين أو ثلاثة ألوان متدرجة. يتم تخصيص لون واحد لأعلى القيم ، ويتم تخصيص لون آخر لأدنى القيم وكل القيم الأخرى الموجودة بينهما تحصل على مزيج من هذين اللونين.
لهذا ، سنستخدم نفس المثال الذي استخدمناه لأشرطة البيانات. حدد نطاق الخلايا ، وانتقل إلى الصفحة الرئيسية -> التنسيق الشرطي -> مقاييس الألوان. ثم اختر نطاقًا لونيًا من القائمة المنسدلة Color Scales الأفقية.
عندما اخترنا نطاق اللون الأول ، يتم تخصيص اللون الأحمر لأدنى قيمة ، ويتم تخصيص اللون الأخضر لأعلى قيمة ، وجميع القيم الموجودة بينهما هي ألوان مخصصة تمثل مزيجًا من اللونين الأحمر والأخضر (كما هو موضح أدناه). نظرًا لأن اللون الأصفر يتكون من الجمع بين اللونين الأحمر والأخضر بكثافة متساوية ، يتم تعيين الخلايا ذات القيم المتوسطة معه.
تطبيق مجموعات الأيقونات
مجموعات الرموز هي طريقة أخرى لتصور البيانات داخل كل خلية وربط الخلايا ببعضها البعض.
حدد الخلايا وانقر فوق الصفحة الرئيسية -> تنسيق شرطي -> مجموعات الرموز. يمكنك اختيار أي من مجموعات الرموز هذه الأكثر ملاءمة لاحتياجاتك. على سبيل المثال لدينا ، سنختار الخيار الأول ضمن الاتجاه.
الأسهم الحمراء والصفراء والخضراء التي تشير على التوالي إلى العناصر منخفضة أو متوسطة أو مرتفعة الثمن.
قم بإزالة التنسيق الشرطي
لإزالة التنسيق الشرطي ، ارجع إلى خيار "التنسيق الشرطي" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" وانقر على "مسح القواعد". ثم اختر القواعد التي تريد مسحها.
سنختار "مسح القواعد من الورقة الكاملة" لإزالة جميع التنسيقات الشرطية من ورقة العمل.
الآن ، لقد تعلمت كيفية استخدام التنسيق الشرطي لتنسيق الخلايا بشرط Excel المعين مسبقًا.