يمكنك التحقق من وجود أخطاء إملائية في خلية واحدة أو خلايا متعددة أو ورقة عمل كاملة أو أوراق عمل متعددة أو مصنف Excel بأكمله.
يعرف معظم الأشخاص ميزات التدقيق الإملائي والتصحيح التلقائي في Microsoft Word و Powerpoint ، ولكن هل تعلم أن MS Excel يسهل أيضًا وظيفة التدقيق الإملائي. إنها ليست قوية ومتقدمة مثل Word ، ولكنها تقدم وظائف التدقيق الإملائي الأساسية. يسمح لك بالتحقق من هجاء الكلمات في خلايا أوراق العمل والتأكد من خلو أوراقك من الأخطاء.
بخلاف Microsoft Word و PowerPoint ، لا يقوم Excel تلقائيًا بالتحقق من المشكلات النحوية أو التدقيق الإملائي أثناء الكتابة (عن طريق وضع خط تحتها باللون الأحمر). سيقوم MS Excel بإعلامك بالأخطاء الإملائية فقط عند تشغيل وظيفة التدقيق الإملائي يدويًا. أيضًا ، لا يتحقق Excel من الأخطاء النحوية.
في معظم الأحيان ، نتجاهل الأخطاء الإملائية في Excel ، لأننا غالبًا ما نستخدم الأرقام والصيغ. لكن في بعض الأحيان ، تحتاج إلى التحقق مما إذا كنت قد ارتكبت أي أخطاء إملائية عند إنشاء بعض التقارير ومجموعات البيانات التي قد تحتوي على نصوص مثل تسميات الأعمدة والصفوف أو في ورقة العمل بأكملها. دعنا نتعلم كيفية إجراء تدقيق إملائي في خلية واحدة أو عدة خلايا أو ورقة عمل كاملة أو أوراق عمل متعددة في وقت واحد أو في المصنف بأكمله.
كيفية إجراء التدقيق الإملائي في Excel
يمكنك بسهولة إجراء تدقيق إملائي داخل Microsoft Excel باتباع الخطوات التالية:
هناك طريقتان لتشغيل ميزة التدقيق الإملائي في Excel: يمكنك إما الوصول إلى الأداة من شريط Excel أو باستخدام اختصار لوحة المفاتيح.
أولاً ، افتح جدول بيانات به بعض الأخطاء الإملائية وحدد أي خلية. انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة" ، وانقر فوق الزر "تدقيق إملائي" الموجود على اليسار في مجموعة التدقيق في شريط Excel.
بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الضغط على مفتاح الوظيفة F7 لاختصار لوحة المفاتيح لفتح مربع حوار التدقيق الإملائي. إذا حددت أي خلية مفردة في جدول البيانات ، فسيقوم Excel تلقائيًا بالتحقق من الأخطاء الإملائية في جدول البيانات الحالي بأكمله.
في كلتا الحالتين ، سيتم فتح مربع حوار التدقيق الإملائي. سيبدأ Excel في تدقيق الأخطاء الإملائية في ورقة العمل الخاصة بك وسيقدم اقتراحات للإملاء الصحيح.
في مربع حوار التدقيق الإملائي ، اختر اقتراحًا من مربع "الاقتراحات:" وانقر على الزر "تغيير" لتصحيح الخطأ الإملائي للكلمة. بعد تصحيح هذا التهجئة ، سينتقل إلى الخطأ التالي. سيظهر هذا المربع فقط للخلايا التي تحتوي على كلمات بها أخطاء إملائية. هنا ، سنختار الكلمة الأولى "احتمال" من قائمة الاقتراحات لاستبدال الكلمة التي بها أخطاء إملائية "Propability" والنقر فوق الزر "تغيير".
بمجرد تصحيح جميع الإملاء ، سيعرض لك Excel "تم التدقيق الإملائي. أنت على ما يرام الرسالة. انقر فوق "موافق" في مربع المطالبة للمتابعة.
سيعرض لك Excel مربع حوار التدقيق الإملائي فقط في حالة وجود أي أخطاء في الورقة. إذا لم يتم العثور على خطأ ، فسيعرض لك Excel نفس الرسالة أعلاه.
إذا كانت ميزة التدقيق الإملائي لا تعمل (على سبيل المثال ، فإن زر "التدقيق الإملائي" الموجود ضمن علامة التبويب "مراجعة" غير نشط) ، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب حماية جدول البيانات. "إلغاء حماية" ورقة العمل الخاصة بك قبل التحقق من الأخطاء الإملائية.
خيارات مختلفة لمربع حوار التدقيق الإملائي
قبل أن نتعلم كيفية إجراء التدقيق الإملائي للخلايا أو أوراق العمل بأكملها أو أوراق العمل المتعددة أو المصنف بأكمله ، يجب أن نفهم الخيارات المختلفة في مربع حوار التدقيق الإملائي وكيفية تخصيصها. تحتاج إلى اختيار الخيارات المناسبة عند تصحيح الكلمات.
فيما يلي بعض الوظائف التي ستراها في مربع حوار التدقيق الإملائي:
- تجاهل مرة واحدة - عندما يصادف التدقيق الإملائي كلمة تم تعريفها على أنها خطأ ، وكانت الكلمة صحيحة بالفعل لأغراضك ، انقر فوق الزر "تجاهل مرة واحدة" لتجاهل اقتراح خطأ التدقيق الإملائي الحالي. على سبيل المثال الأسماء والعناوين وما إلى ذلك.
- تجاهل الكل - انقر فوق هذا الخيار ، إذا كنت تريد تجاهل جميع حالات الكلمات الحالية التي بها أخطاء إملائية والاحتفاظ بالقيم الأصلية. على سبيل المثال ، إذا تكرر نفس الاسم عدة مرات ، فسيؤدي النقر فوق هذا الخيار إلى تخطي كل هذه الكلمات دون تغييرها وتوفير الوقت.
- أضف إلى القاموس - إذا اعتبر Excel الكلمة الحالية خطأ ، لكنها كلمة صحيحة والكلمة التي تستخدمها كثيرًا ، فيمكنك إضافة هذه الكلمة التي بها أخطاء إملائية إلى قاموس Microsoft Excel ، طالما تم استخدام الكلمة بشكل صحيح. سيؤدي هذا إلى جعل الكلمة جزءًا من قاموس MS ولن يتم وضع علامة عليها كخطأ في المستقبل في أي مصنف وكذلك في منتجات Microsoft الأخرى.
- يتغير - عند اكتشاف خطأ في التدقيق الإملائي ، سيعرض لك Excel قائمة بالاقتراحات. حدد إحدى الكلمات المقترحة وانقر فوق هذا الزر لاستبدال الكلمة التي بها أخطاء إملائية محددة حاليًا بالكلمة الصحيحة.
- تغير الكل - سيحل هذا الخيار محل جميع تكرارات الكلمة التي بها أخطاء إملائية بالإضافة إلى الكلمة الحالية بالاقتراح المحدد.
- تصحيح تلقائي - سيؤدي النقر فوق هذا الخيار إلى السماح لبرنامج Excel بتصحيح الكلمة التي بها أخطاء إملائية تلقائيًا بالاقتراح الذي حددته. أيضًا ، سيضيف الكلمة إلى قائمة التصحيح التلقائي ، مما يعني أنه إذا قمت بكتابة نفس الكلمة التي بها أخطاء إملائية في المستقبل ، فسيقوم Excel تلقائيًا بتحويلها إلى الاقتراح المحدد.
- لغة القاموس - يمكنك تغيير لغة قاموس Excel باستخدام هذه القائمة المنسدلة.
- خيارات - سينقلك هذا الزر إلى "خيارات Excel" حيث يمكنك مراجعة أو تعديل إعدادات التدقيق الإملائي الافتراضية وفقًا لذلك.
- التراجع عن آخر - انقر فوق هذا الزر لعكس الإجراء الأخير الخاص بك.
تخصيص إعدادات Excel التدقيق الإملائي
إذا كنت تريد تغيير الإعدادات الافتراضية للتدقيق الإملائي في Excel ، فانقر على "خيارات" في مربع حوار التدقيق الإملائي أو انتقل إلى علامة التبويب "ملف" وانقر على "خيارات".
في علامة التبويب تدقيق في خيارات Excel ، ستجد الإعدادات الافتراضية للتدقيق الإملائي والتي يمكنك تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك ومتطلباتك.
يتجاهل Excel الكلمات الموجودة في الأحرف الكبيرة (HEETHEN) أو النص الذي يحتوي على أرقام (Rage123) أو عناوين IP / الملفات أو رموز الإنترنت ولن يتم اعتبارها خطأ. كما أنه يضع علامة على الكلمات المكررة على أنها خطأ. على سبيل المثال ، إذا كتبت "قل مرحبًا لصديقي الصغير" ، فسيتم وضع علامة على علامة "إلى" الإضافية كخطأ. يمكنك تمكين أو تعطيل هذه الخيارات إذا كنت تريد.
إذا كنت تريد إضافة قاموس Excel أو تعديله ، فانقر فوق الخيار "قواميس مخصصة".
بعد ذلك ، لتحرير قائمة الكلمات في القواميس المخصصة ، حدد "CUSTOM.DIC" ضمن قائمة القاموس وانقر على الزر "تحرير قائمة الكلمات ...".
أدخل الكلمة التي تريد إضافتها إلى القاموس في حقل "الكلمات:" وانقر على "إضافة". إذا كنت تريد إزالة كلمة مضافة بالفعل من القائمة ، فحدد كلمة وانقر على "حذف" أو "حذف الكل" لإزالة جميع الكلمات. ثم انقر فوق "موافق" مرتين لإغلاق كلا مربعي الحوار.
وأيضًا ، لن يتم وضع علامة على أي كلمة تمت إضافتها إلى القواميس المخصصة على أنها خطأ في أي من منتجات Microsoft الأخرى. إذا قمت بإضافة كلمة إلى القاموس المخصص في Excel ، فلن يتم اعتبارها خطأ في Word أو Powerpoint والعكس صحيح.
إذا كنت تريد تغيير إعدادات التصحيح التلقائي ، فانقر فوق "خيارات التصحيح التلقائي" في خيارات Excel.
هنا ، يمكنك تخصيص إعدادات التصحيح التلقائي.
عند الكتابة ، قد تخطئ في تهجئة بعض الكلمات عدة مرات في ورقة العمل الخاصة بك. يمكنك إصلاح هذه الأخطاء عن طريق إضافة هذه الكلمات إلى قائمة التصحيح التلقائي. بهذه الطريقة ، سيقوم Excel بتصحيح هذه الكلمات تلقائيًا أثناء الكتابة.
للقيام بذلك ، أدخل الكلمة التي بها أخطاء إملائية في قسم "استبدال" وحدد الكلمة الصحيحة من القائمة أدناه أو أدخلها في قسم "مع". ثم ، انقر فوق "موافق" للتطبيق.
التدقيق الإملائي لخلية واحدة / نص في Excel
يتيح لك Excel التحقق من قيمة خلية واحدة (Word) بحثًا عن الأخطاء الإملائية.
للتحقق من هجاء أي خلية مفردة في مستند Excel ، حدد الخلية وانقر نقرًا مزدوجًا عليها أو اضغط على F2 للدخول في وضع التحرير. تأكد من أنك في وضع التحرير في الخلية. إذا كنت في وضع التحرير ، فسترغب في وضع مؤشر النص في الخلية و "تحرير" في شريط الحالة في الركن الأيسر السفلي من نافذة Excel (كما هو موضح أدناه).
ثم ، انقر فوق الزر "تدقيق إملائي" في علامة التبويب "مراجعة" أو اضغط على F7.
إذا عثر برنامج Excel على أي أخطاء إملائية ، فسيعرض مربع الاقتراحات وإلا فسيظهر رسالة تحتوي على رسالة "اكتمل التدقيق الإملائي".
حدد الكلمة الصحيحة وانقر فوق "تغيير" لتصحيح الهجاء. ثم ، انقر فوق "موافق" في مربع حوار إكمال التدقيق الإملائي.
التدقيق الإملائي لخلايا / كلمات متعددة في ورقة عمل واحدة
إذا كنت تريد التدقيق الإملائي لخلايا متعددة معًا ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد تلك الخلايا فقط واستخدام مربع الحوار تدقيق إملائي. هذه الطريقة مفيدة عندما تريد تخطي عمود الاسم أو العنوان من التحقق من الأخطاء لأن الأسماء والعناوين عادةً ما يتم تمييزها على أنها أخطاء إملائية.
أولاً ، حدد الخلايا أو النطاقات أو الأعمدة أو الصفوف التي تريد إجراء تدقيق إملائي لها. إذا كنت تحدد خلايا متجاورة ، فأنت تستخدم ببساطة سحب الماوس أو Shift + مفاتيح الأسهم لإجراء التحديد.
إذا كنت ترغب في تحديد خلايا غير متجاورة (خلايا ليست بجوار بعضها البعض) ، يمكنك الضغط مع الاستمرار على مفتاح Ctrl والنقر فوق الخلايا التي تريد تحديدها. إذا كان لديك عدد كبير من الخلايا لتحديدها ، فاضغط وحرر Shift + F8 ثم انقر فوق أي عدد تريده من الخلايا لتحديدها. ثم اضغط على Shift + F8 مرة أخرى لإيقاف تشغيل وضع التحديد.
بمجرد تحديد الخلايا ، انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة" وحدد "تدقيق إملائي" على الشريط أو اضغط على F7.
سيظهر مربع الحوار "تدقيق إملائي" مع بعض الاقتراحات لاستبدال أول كلمة بها أخطاء إملائية (إذا وجد برنامج Excel أيًا منها) في الخلايا أو النطاقات المحددة.
بعد ذلك ، حدد الاقتراح الصحيح ، وانقر على الخيار "تغيير" أو استخدم "التصحيح التلقائي" لتحديد التهجئة الصحيحة تلقائيًا والانتقال إلى الكلمة التالية التي بها أخطاء إملائية.
أو يمكنك أيضًا النقر فوق "تجاهل مرة واحدة" لرفض الاقتراح والانتقال إلى الكلمة التالية التي بها أخطاء إملائية.
بمجرد تصحيح أول كلمة بها أخطاء إملائية ، ستظهر لك اقتراحات للكلمة التالية التي بها أخطاء إملائية في نفس مربع الحوار. اختر الخيارات المناسبة لإصلاح الخطأ. وبالمثل ، يمكنك تصحيح جميع الكلمات التي بها أخطاء إملائية واحدة تلو الأخرى.
بعد تصحيح جميع الكلمات التي بها أخطاء إملائية ، سترى مطالبة "النجاح".
التدقيق الإملائي في ورقة العمل بأكملها
للتدقيق الإملائي في ورقة عمل كاملة في Excel ، حدد أي خلية في ورقة العمل تريد التحقق منها أو انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل التي تريد تشغيل التدقيق الإملائي عليها ، وانقر فوق خيار "التدقيق الإملائي" (أو اضغط F7 ) ضمن علامة التبويب "مراجعة".
سيبدأ Excel في التحقق من الأخطاء وتقديم اقتراحات لتصحيحها.
عند تشغيل التدقيق الإملائي ، فإنه يتحقق من التدقيق الإملائي من الخلية المحددة حاليًا فصاعدًا حتى نهاية ورقة العمل. إذا حددت الخلية A1 ، فسيبدأ Excel في فحص جميع الخلايا في الصف الأول (من اليسار إلى اليمين) ، ثم ينتقل إلى الصف الثاني وتحقق من جميع الخلايا في الصف الثاني (من اليسار إلى اليمين) ثم ينتقل إلى الصف الثالث وهلم جرا.
على سبيل المثال ، إذا حددت A4 ، فسوف يمر ببساطة عبر جميع خلايا الصف 4 (أفقيًا) ثم الصفوف الموجودة أسفله. بعد التحقق من جميع الخلايا بعد A4 ، سيعرض لك Excel مربع مطالبة ، "هل تريد متابعة التحقق في بداية الورقة؟". انقر فوق "نعم" لمتابعة التدقيق الإملائي من البداية كما هو موضح أدناه.
التدقيق الإملائي في صحائف متعددة في وقت واحد
في Excel ، يمكنك إجراء تدقيق إملائي لأوراق عمل متعددة معًا. إليك الطريقة:
للتدقيق الإملائي لأوراق العمل المتعددة ، اضغط مع الاستمرار على مفتاح Ctrl وحدد علامات تبويب الأوراق المتعددة التي تريد التحقق منها. ابدأ التدقيق الإملائي بالنقر فوق الزر "تدقيق إملائي" الموجود أسفل علامة التبويب "مراجعة" أو الضغط على F7.
سيبدأ هذا عملية التدقيق الإملائي ، وستظهر جميع الأخطاء واحدة تلو الأخرى في مربع الحوار.
اختر الخيارات المناسبة لإصلاح جميع الأخطاء وسيطالبك مربع حوار بإعلامك برسالة تأكيد.
التدقيق الإملائي لجميع أوراق العمل في مصنف مرة واحدة
إذا كان لديك العديد من أوراق العمل في مصنفك ، فيمكنك بسهولة تدقيقها إملائيًا جميعًا دفعة واحدة.
للتدقيق الإملائي لجميع أوراق العمل في مصنف ، انقر بزر الماوس الأيمن على علامة تبويب أي ورقة عمل وحدد "تحديد جميع الأوراق" من قائمة السياق.
سيؤدي هذا إلى تحديد جميع أوراق العمل في المصنف الخاص بك. بعد ذلك ، اضغط على F7 أو انقر فوق الزر "تدقيق إملائي" أسفل علامة تبويب الشريط المراجعة. عند تحديد جميع أوراق العمل ، سيتم عرض جميع علامات التبويب بخلفية بيضاء ، كما هو موضح أدناه.
الآن سيقوم Excel بالتدقيق الإملائي لجميع أوراق العمل الموجودة في المصنف.
التدقيق الإملائي الكلمات في صيغة
إذا حاولت التحقق من نص يمثل جزءًا من الصيغة ، فلن يعمل ، ويعود التدقيق الإملائي إلى بداية ورقة العمل. يمكنك فقط التحقق من النص الموجود داخل غلاف الصيغة في وضع التحرير.
إذا كنت تريد إجراء تدقيق إملائي للكلمات في صيغة ما ، فانقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية التي تحتوي على الصيغة أو حدد الكلمات الموجودة داخل الصيغة في شريط الصيغة. بعد ذلك ، اضغط على F7 أو انقر فوق الزر "تدقيق إملائي" أسفل علامة تبويب شريط المراجعة لتشغيل التدقيق الإملائي.
قم بتمييز الأخطاء الإملائية باستخدام Excel VBA Macro
يمكنك حتى استخدام Excel Macro للبحث عن الكلمات التي بها أخطاء إملائية وتمييزها في ورقة العمل الحالية. لهذا ، يجب عليك إنشاء ماكرو في محرر VBA. إليك كيفية القيام بذلك:
أولاً ، افتح ورقة العمل التي تريد تمييز الكلمات التي بها أخطاء إملائية. ثم ، انقر فوق الزر "Visual Basic" أسفل علامة التبويب "المطور" أو اضغط على مفتاح الاختصار Alt + F11 لفتح محرر Excel VBA.
في محرر Microsoft VBA ، انقر فوق القائمة "إدراج" وحدد خيار "وحدة".
ثم انسخ الكود التالي والصقه في محرر الوحدة النمطية:
Sub ColorMispelledCells () لكل cl في ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling (Word: = cl.Text) ثم _ cl.Interior.ColorIndex = 8 التالي cl End Subبعد لصق الرمز ، انقر فوق الزر "تشغيل" في شريط الأدوات أو اضغط على مفتاح "F5" لتشغيل الماكرو.
بمجرد تشغيل الماكرو ، تحقق من ورقة العمل الخاصة بك. وسيتم تمييز جميع الخلايا التي تحتوي على كلمات بها أخطاء إملائية كما هو موضح أدناه.
هذا كل ما تحتاج لمعرفته حول التدقيق الإملائي في Excel.