كيفية جدولة اجتماع في فرق Microsoft

قم بجدولة اجتماعات مهمة حتى يتمكن جميع الأعضاء من الحضور

لقد غيرت منصات التعاون مثل Microsoft Teams لعبة العمل عن بُعد تمامًا ، وهي محقة في ذلك. تقوم العديد من المؤسسات بالانتقال من رسائل البريد الإلكتروني إلى تطبيقات مثل Microsoft Teams للتواصل بين الزملاء بسبب الميزات الرائعة التي توفرها هذه الأنظمة الأساسية.

إحدى الميزات التي تقدمها Microsoft Teams والتي يحبها المستخدمون في جميع أنحاء العالم هي القدرة على عقد اجتماعات مجدولة على النظام الأساسي. بالإضافة إلى الاجتماعات المخصصة ، يمكن للمستخدمين أيضًا جدولة الاجتماعات. في السابق ، كان بإمكان مشتركي Microsoft 365 Business فقط عقد اجتماعات مجدولة خاصة أو اجتماعات قناة. ولكن الآن أضافت Microsoft أيضًا الخيار لمستخدمي Microsoft Teams Free. كما أن جدولة الاجتماعات في Teams مع أعضاء المؤسسة وكذلك الغرباء (المعروفين عمومًا باسم الضيوف في عالم اجتماعات Microsoft Teams) أمر سهل بقدر الإمكان.

كيفية جدولة اجتماع إذا كنت مستخدمًا مجانيًا لـ Microsoft Teams

افتح تطبيق Microsoft Teams لسطح المكتب أو انتقل إلى teams.microsoft.com. حدد خيار "اجتماعات" من شريط التنقل على اليسار.

ملحوظة: إذا لم يكن هناك خيار "اجتماعات" ، فحاول تحديث تطبيق Microsoft Teams لسطح المكتب لأن الخيار الجديد قد بدأ للتو. إذا كان التحديث إلى أحدث إصدار لا يزال لا يُظهر الخيار ، فالشيء الوحيد المتبقي هو انتظار طرح الميزة لك.

سيتم فتح علامة التبويب الاجتماعات. سترى خيارين: "لقاء الآن" و "جدولة اجتماع". انقر فوق "جدولة اجتماع" لفتح نافذة المجدول.

امنح اجتماعك عنوانًا وحدد تاريخًا ووقتًا لمدة الاجتماع. ثم انقر فوق الزر "جدولة".

الفرق ستحدد الاجتماع. ستظهر بعض الخيارات لمشاركة الدعوة على شاشتك. يمكنك مشاركة معلومات الاجتماع عن طريق نسخها وإرسال الارتباط عبر البريد الإلكتروني أو أي تطبيق مراسلة ، أو يمكنك إرسال الدعوة باستخدام تقويم Google أو تقويم Outlook عن طريق إنشاء حدث. اختر الخيار الذي تريده.

ملاحظة مهمة: لا تقم بتخطي هذه الخطوة دون نسخ معلومات الاجتماع على الأقل. بمجرد إغلاق هذه النافذة ، لن تتمكن من الوصول إلى المعلومات مرة أخرى. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ برابط الاجتماع في متناول يدك إذا اخترت عدم إنشاء حدث تقويم كما هو الحال حاليًا ، فليس لدى Microsoft Teams تقويم مضمن للمستخدمين المجانيين لتتبع الاجتماعات المجدولة. أي أنك لن تتمكن من الانضمام إلى الاجتماع أو دعوة الآخرين إلى الاجتماع الذي جدولته للتو إذا تخطيت هذه الخطوة.

حاليًا ، يمكن للمستخدمين المجانيين فقط عقد اجتماعات مجدولة بشكل خاص وليس في القنوات. لذلك يمكن فقط للأشخاص الذين لديهم رابط دعوة الاجتماع الانضمام إلى الاجتماع.

كيفية جدولة اجتماع إذا كنت من مستخدمي Microsoft 365 Business

يمكن لمشتركي Microsoft 365 Business إما جدولة اجتماع من تطبيق Microsoft Teams ، أو يمكنهم أيضًا استخدام Outlook لجدولة اجتماع في Teams.

جدولة اجتماع من Microsoft Teams

افتح تطبيق Microsoft Teams لسطح المكتب أو انتقل إلى teams.microsoft.com وقم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بك. ثم حدد خيار "التقويم" من شريط التنقل على اليسار.

في التقويم ، انقر فوق الزر "اجتماع جديد" لجدولة اجتماع.

ستفتح شاشة إنشاء اجتماع جديد. أضف عنوانًا للاجتماع ثم اكتب أسماء الحاضرين في مربع "إضافة الحاضرين المطلوبين" لدعوة الأشخاص.

إذا كنت تريد أن ينضم شخص ما خارج مؤسستك إلى الاجتماع ، فاكتب عنوان بريده الإلكتروني في المربع لإرسال ارتباط دعوة إلى الاجتماع إليه.

بعد أن تقوم بإضافة جميع الحاضرين ، قم بتعيين وقت الاجتماع. يمكنك أيضًا استخدام "مساعد الجدولة" للعثور على وقت فراغ من تقويم كل شخص لتعيين وقت الاجتماع الذي يناسب الجميع.

تسمح Microsoft Teams أيضًا بتكرار الاجتماع في جدول زمني معين. اختر الخيار المناسب من القائمة المنسدلة. إذا كنت لا تريد تكرار الاجتماع ، فاترك الإعداد على "عدم التكرار".

التالي هو إعداد "إضافة قناة" الذي يحدد إعدادات خصوصية الاجتماع. احتفظ به فارغًا للحفاظ على اجتماعك خاصًا. لفتح الاجتماع لأعضاء الفريق ، حدد قناة. يمكنك أيضًا اختيار قنوات متعددة للاجتماع.

سيتم نشر الاجتماع في القناة التي تختارها ضمن علامة التبويب "المنشورات" ، حيث يمكن لأعضاء الفريق تعيين جداول الأعمال أو مشاركة الملفات أو إضافة تعليقاتهم.

انقر فوق الزر "إرسال" أو "حفظ" (أيهما يظهر بناءً على ما إذا كان هناك حاضرين في قائمتك) لجدولة الاجتماع.

جدولة اجتماع فرق من Outlook

يمكن للمستخدمين أيضًا جدولة اجتماع Teams من Microsoft Outlook. افتح تطبيق Outlook وانتقل إلى عرض التقويم. انقر فوق رمز "التقويم" في الجزء السفلي من جزء التنقل الأيسر للتبديل.

بشكل افتراضي ، يحتوي Microsoft Teams على وظيفة Outlook الإضافية. انقر فوق "اجتماع الفرق الجديد" في عرض تقويم Outlook.

ستفتح شاشة تحديد موعد اجتماع. قم بتعيين اسم الاجتماع ، أضف الحاضرين لإرسال دعوات الاجتماع إلى ، وقم بتعيين وقت الاجتماع وانقر على زر "إرسال" لإرسال دعوة الاجتماع.

ملحوظة: حاليًا ، يمكن للمستخدمين جدولة الاجتماعات من Outlook ، ولكن لا يمكنهم الحصول عليها في أي قنوات.

يعد عقد الاجتماعات على Microsoft Teams أمرًا مريحًا للغاية. يمكن للمستخدمين جدولة الاجتماعات من Microsoft Teams أو باستخدام تطبيق Outlook. يمكن لمستخدمي Teams الذين لديهم اشتراك في Microsoft 365 Business أيضًا استخدام مساعد الجدولة الذي يتيح للمستخدمين العثور على وقت للاجتماع يناسب الجميع.

يعد برنامج جدولة مستخدمي Microsoft Teams Free أساسيًا جدًا في هذا الوقت ، ولكن نظرًا لأنه ميزة تم تنفيذها حديثًا ، فربما تحصل على تحديثات مهمة في الأشهر القادمة. يمكنك أيضًا إرسال رابط دعوة إلى الأشخاص الذين ليسوا جزءًا من مؤسستك حتى يتمكنوا من الانضمام إلى الاجتماع كـ "ضيوف".